Облік в іноземній валюті в ритейлі: від оприбуткування товару до розрахунку з постачальником

У сучасній роздрібній та гуртовій торгівлі більшість імпортних товарів закуповується за іноземну валюту (долари, євро, злоті тощо), тоді як реалізація покупцям на території України та фіскалізація розрахунків за законом здійснюються виключно в національній валюті — гривні. У період валютних коливань ритейлери стикаються з викликом: як зберегти маржинальність, уникнути збитків при оприбуткуванні нових партій, правильно відобразити взаєморозрахунки з контрагентами та швидко скоригувати роздрібні ціни на складі.

• Як оприбуткувати валютну накладну, якщо оплата проводиться у гривні;
• як прив'язати ціну продажу до курсу валюти;
• за яким курсом розраховується собівартість товарних залишків;
• як вести розрахунки з постачальником, щоб уникнути курсових розбіжностей у балансі.

Для побудови прозорого обліку в програмі Торгсофт чітко розмежовуються поняття національної валюти, валюти закупівлі, валюти аналізу та курсів валют.

• Національна валюта системи — це основна грошова одиниця, у якій ведеться фінансовий та складський облік, розраховується баланс підприємства, проводяться касові операції та формуються фіскальні чеки (за замовчуванням — гривня).

• Валюта закупівлі (документа) — валюта, у якій постачальник виставляє рахунок або прихідну накладну (наприклад, USD або EUR).

• Валюта аналізу — валюта (за замовчуванням — долар США), яка використовується для фінансового аналізу та автоматичного розрахунку еквівалентних цін продажу.

• Курс валюти — співвідношення іноземної валюти до гривні, яке фіксується в системі на конкретну дату.

Налаштування параметрів у програмі

1. Визначення національної валюти: у меню Налаштування -> Параметри -> Облік у полі Національна валюта вказується «Гривня».

2. Фіксація курсів валют: у меню Оплата -> Курс валюти додаються актуальні курси купівлі та продажу валют. Курси вносяться з точки зору підприємця (значення продажу є курсом, за яким визначається еквівалент ціни реалізації).

3. Автоматичний розрахунок еквівалентів: у меню Налаштування -> Параметри -> Фін. аналіз можна ввімкнути перемикач Автоматично розраховувати еквівалент ціни продажу в валюті аналізу.

Процес прийняття валютного товару на склад складається зі створення прихідної накладної, фіксації курсу закупівлі та формування роздрібної ціни.

Покроковий алгоритм у Торгсофт

1. Створення прихідної накладної. Відкрийте меню Документ -> Прихід товару, створіть новий документ та виберіть постачальника.

2. Встановлення валюти та курсу. У полі Валюта виберіть іноземну валюту накладної (наприклад, Долар). Після цього з'явиться поле Курс до грн, у якому вказується курс на дату оприбуткування (або натискається кнопка підтягування останнього курсу із системи).

3. Режим введення закупівельних цін. Для валютних накладних доступний параметр Введення цін закупівлі:

•   У валюті накладної: закупівельна ціна вводиться у валюті, а ціна в гривні розраховується автоматично через курс накладної.

•   У національній валюті: закупівельна ціна вводиться у гривні (якщо первинні документи від постачальника надані в гривні), а ціна у валюті розраховується за курсом.

4. Формування роздрібних та оптових цін. Після введення закупівельної ціни програма додає заданий відсоток націнки виду товару та формує роздрібну й оптову ціну в гривні.

5. Імпорт товару з файлів Excel. При завантаженні прихідної накладної з Excel (меню Документ -> Прихід товару -> Імпорт) можна імпортувати як ціни закупівлі у валюті, так і еквіваленти роздрібної та оптової ціни. Якщо ціна в гривні у файлі відсутня, програма розраховує її з еквівалента за курсом прихідної накладної.

При міжнародних закупівлях підсумкова собівартість товару складається не лише з ціни постачальника, а й з додаткових витрат: митних зборів, міжнародної та локальної доставки, банківських комісій за конвертацію.

У програмі Торгсофт на вкладці Витрати накладної в документі приходу передбачено три види витрат:

1. Фінансові витрати накладної. Вносяться сумою у гривні або іноземній валюті та проводяться окремим фінансовим документом (через касу чи розрахунковий рахунок). Якщо обрано налаштування Входить в собівартість товару, програма пропорційно розподіляє цю суму на всі позиції накладної, збільшуючи їхню облікову собівартість.

2. Витрати у % накладної (знижки або націнки). Задаються у відсотках від суми накладної.

3. Витрати на товар у валюті. Вносяться безпосередньо у валюті. За типом обліку витрати поділяються на:

•   Включати в собівартість товару: збільшують додаткову собівартість кожної одиниці товару на складі.

•   Включати у взаєморозрахунки з постачальником: збільшують заборгованість перед постачальником та додаються до ціни закупівлі.

•   Не включати: враховуються як загальні фінансові витрати підприємства в аналізі прибутку.

Після внесення всіх витрат виконується дія Перерахувати ціни в накладній, що автоматично коригує собівартість та роздрібні ціни.

Якщо товар закуповується за валюту, а продається в гривні, коливання валютного курсу призводять до зменшення реального прибутку, якщо роздрібні ціни залишаються незмінними.

Для швидкого реагування на зміну курсів без ручного редагування кожної картки товару в Торгсофт використовуються інструменти автоматичної переоцінки.

Спосіб 1. Режим «Розрахунок роздрібних і оптових цін за націнкою та курсом»

Режим розташований у меню Склад -> Розрахунок роздрібних і оптових цін за націнкою та курсом.

Порядок дій для масової переоцінки:

1. За допомогою фільтрів виберіть групу товарів (за видом товару, виробником чи постачальником).

2. Виберіть Спосіб розрахунку:

•   Від закупівельної ціни: перераховує ціну продажу від початкової закупівельної ціни у валюті за новим курсом.

•   Від еквівалентної ціни: перераховує ціну продажу на основі зафіксованої еквівалентної ціни у валюті. У картці товару на вкладці Еквівалент ціни у валюті зазначається ціна у валюті (наприклад, $25) та вмикається прапорець Завжди розраховувати. При зміні офіційного або аналітичного курсу продажів у системі роздрібна ціна товару в гривні автоматично перераховується на основі зафіксованого валютного еквівалента.

3. Виберіть Курс валют (Тільки сьогодні або Найближчий).

4. Виберіть Спосіб зміни ціни:

•   Миттєво: нові ціни одразу застосовуються на складі.

•   Акт переоцінки: створюється документ переоцінки, який набуває чинності після його затвердження керівником.

5. Натисніть Оновити (F5). Програма розрахує нові роздрібні й оптові ціни та відобразить суму відхилення від поточних цін.

Спосіб 2. Переоцінка через «Аналіз залишків товару»

У меню Аналіз -> Аналіз залишків товару за допомогою дії Зміна ціни або курсу закупівлі товару  можна масово змінити курс закупівлі для залишків товарів обраного постачальника. Програма автоматично створює коригуючі документи (повернення постачальнику за старим курсом та прихід за новим курсом), оновлюючи закупівельні та роздрібні ціни.

Товарно-грошовий баланс із постачальниками ведеться в тій валюті, у якій здійснювалася поставка. Перегляд боргів відбувається у меню Оплата -> Баланс з партнерами.

Сценарії та алгоритми розрахунків

Сценарій А. Оплата у гривні за валютну накладну

У господарській діяльності підприємства часто сплачують постачальнику гривню з розрахункового рахунку за курсом еквівалента.

1. У меню Склад - Реєстр прихідних накладних, вкажіть у фільтрі постачальника та знайдіть потрібну прихідну накладну. Натисніть Внести оплату.

2. У формі внесення оплати виберіть Валюта - Гривня та відповідну касу або розрахунковий рахунок.

3. Вкажіть суму у гривні. Сума Еквівалента буде порахована автоматично відповідно до валюти накладної.

4. Програма автоматично зарахує внесену гривневу суму на гривневий рахунок і одночасно зменшить борг перед постачальником у валюті накладної на вказаний еквівалент.

Сценарій Б. Купівля валюти та оплата з валютного рахунку

Якщо розрахунок здійснюється безпосередньо іноземною валютою:

1. У випадку, якщо потрібно зафіксувати момент переведення грошей з гривні у валюту: у меню Оплата - Обмін валюти вкажіть суму гривні, яка списується з гривневого рахунку/каси, курс купівлі та валютний рахунок/касу, куди зараховується придбана валюта.

2. Внесення оплати: у меню Склад - Реєстр прихідних накладних виберіть потрібну накладну  виберіть валютну касу або розрахунковий рахунок та спишіть суму в іноземній валюті на користь постачальника.

Вибір методу розрахунку собівартості в меню Налаштування -> Параметри -> Облік визначає, як коливання курсів валют відображаються на собівартості залишків та валовому прибутку.

Для систематичного контролю валютних товарних і грошових потоків у Торгсофт використовуються спеціалізовані аналітичні звіти:

1. Аналіз продажів товару постачальника на реалізації (Аналіз -> Аналіз продажів товару на реалізації): дозволяє бачити обсяги надходження, повернення, реалізації та поточний стан заборгованості перед кожним постачальником окремо за кожною валютою закупівлі.

2. Звіт за валютними продажами (Звіт -> Звіт за валютними продажами): відображає надходження валюти за касами та розрахунковими рахунками за обраний період із підсумками у валюті та еквіваленті в гривні.

3. Аналіз руху товару за партіями поставки (Аналіз -> Аналіз руху товару за партіями поставки): дає можливість відстежити рух конкретної партії товару від закупівлі за валютним курсом до її повної реалізації з розрахунком отриманої виручки та чистих доходів.

Підсумки

Ведення обліку в іноземній валюті в програмі Торгсофт дозволяє ритейлерам поєднати вимоги українського законодавства щодо гривневих розрахунків із реальною економікою закупівлі імпортного товару. Налаштування валютних еквівалентів, використання режимів автоматичної переоцінки за курсом та чітке ведення взаєморозрахунків із постачальниками у валюті закупівлі гарантують захист оборотного капіталу від інфляційних ризиків і забезпечують точний розрахунок фінансового результату магазину.