Нестача, надлишок і пересортиця: як читати результати інвентаризації

Під час інвентаризації Торгсофт порівнює фактичну кількість товару з обліковими залишками та показує відхилення за кожною позицією. Цей режим потрібен, щоб зафіксувати реальну наявність, перевірити причини розбіжностей і після закриття відомості привести склад у відповідність до результатів підрахунку. Підприємці найчастіше запитують фахівців, чому сума нестачі не збігається з актом списання, чому друкований звіт показує іншу суму, як Торгсофт розраховує пересортицю, чому нестача дорівнює нулю за наявності списаного товару, за якою ціною оприбутковується надлишок і як результати переобліку впливають на прибуток.

Які показники містить відомість інвентаризації

У формі інвентаризації потрібно розрізняти кількісний результат, вартісні підсумки та документи, які програма створить після закриття.

Розбіжність розраховується так: Розбіжність = Кількість у наявності − Кількість на складі. Додатне значення означає надлишок, від’ємне — нестачу. Нуль показує, що фактична й облікова кількість збігаються. Така логіка описана в актуальній інструкції з переобліку в Торгсофт.

Нестача товару

Нестача виникає, коли фактична кількість менша за облікову. Наприклад, у програмі числиться п’ять одиниць товару, а під час підрахунку знайдено три: 3 − 5 = −2.

Отже, кількісна нестача становить дві одиниці.

Це ще не доводить, що товар викрадено або безповоротно втрачено. Причиною можуть бути:

• продаж без оформлення реалізації;

• помилкове сканування іншого товару;

• неправильна картка товару в чеку;

• неоформлене переміщення;

• повернення постачальнику без документа;

• помилка під час приймання товару;

• продаж до оприбуткування;

• неправильне фасування або розукомплектація;

• товар, фізично розміщений в іншій зоні чи на іншому складі;

• помилка самого підрахунку.

Тому рішення про матеріальну відповідальність працівника не можна приймати лише за від’ємним значенням у колонці «Розбіжність». Спочатку потрібно повторно перерахувати товар і перевірити його рух.

Надлишок товару

Надлишок виникає, коли фактична кількість більша за облікову. Наприклад, у програмі числиться п’ять одиниць, а знайдено сім: 7 − 5 = +2.

Ймовірні причини надлишку:

• постачальник фактично передав більше товару, ніж зазначено в приході;

• прихід товару не внесли або внесли не повністю;

• повернення покупця відбулося фізично, але не було оформлене в Торгсофт;

• під час продажу вибрали картку схожого товару;

• товар помилково списали або перемістили;

• одна позиція номенклатури дублюється в кількох картках;

• упаковку розібрали на одиниці без відповідної операції;

• обліковий товар перебуває на іншому центрі обліку;

• неправильно внесено початкові залишки.

Надлишок також не слід автоматично вважати доходом. Він означає, що фізична наявність не була правильно відображена в обліку. До закриття відомості потрібно встановити, звідки з’явився товар і чи не пов’язаний він із нестачею іншої позиції.

Що в Торгсофт називається пересортицею

Фактична пересортиця — це одночасна нестача одного варіанта товару та надлишок іншого пов’язаного варіанта. Найчастіше це товари однієї моделі, які відрізняються кольором, розміром, фасуванням або іншою характеристикою.

Наприклад, у магазині продали чорні шкарпетки, але в чек додали коричневі з такою самою ціною. Після інвентаризації програма покаже:

• чорні шкарпетки — нестача;

• коричневі шкарпетки — надлишок.

Для обліку це різні товари, навіть якщо продавець сприймає їх як рівноцінні.

Водночас показник «Сума пересортиці» у Торгсофт є вартісним розрахунком: Сума пересортиці = менша із сум приходів і списань.

Розрахунок виконується, якщо обидві суми більші за нуль. Формула підтверджена в описі алгоритму Торгсофт.

Важлива управлінська особливість: ненульова «Сума пересортиці» ще не доводить, що між конкретними товарами справді відбулася пересортиця. Показник визначається за загальними сумами надлишків і списань у відомості. Причинний зв’язок між позиціями потрібно встановлювати окремо — за моделлю, характеристиками, кількістю, ціною, штрихкодами та історією руху.

Як розраховується фінальна сума нестачі

Торгсофт використовує формулу: Сума нестачі = Сума списань − Сума пересортиці.

Оскільки сума пересортиці дорівнює меншій із сум приходів і списань, формулу можна записати так: Сума нестачі = max(Сума списань − Сума приходів, 0).

Значення не може бути від’ємним.

Приклад 1. Є лише нестача

За обліком має бути п’ять чорних шкарпеток із собівартістю 12 грн. Фактично знайдено три.

• списання: 2 × 12 = 24 грн;

• прихід: 0 грн;

• пересортиця: 0 грн;

• сума нестачі: 24 грн.

Приклад 2. Нестача частково перекрита надлишком

За обліком має бути:

• п’ять пар чорних шкарпеток із собівартістю 12 грн;

• п’ять пар коричневих шкарпеток із собівартістю 10 грн.

Фактично знайдено:

• три пари чорних — нестача двох пар;

• сім пар коричневих — надлишок двох пар.

Результат:

• сума списань: 2 × 12 = 24 грн;

• сума приходів: 2 × 10 = 20 грн;

• сума пересортиці: 20 грн;

• сума нестачі: 24 − 20 = 4 грн.

Після закриття Торгсофт спише дві пари чорних шкарпеток і оприбуткує дві пари коричневих. Вартісний результат нестачі становитиме 4 грн.

Приклад 3. Сума нестачі дорівнює нулю, але списання є

Сума списань становить 20 грн, а сума надлишків — 30 грн.

• сума пересортиці: 20 грн;

• сума нестачі: 0 грн.

Програма однаково створить документ списання на відсутній товар і документ приходу на надлишок. Нуль у колонці «Сума нестачі» означає лише те, що вартість списань повністю перекрита вартістю надлишків. Це не означає, що списання не було або що причини розбіжностей можна не перевіряти.

Приклад 4. Одночасні відхилення не є фактичною пересортицею

У відомості виявлено:

• нестачу кави на 200 грн;

• надлишок чашок на 180 грн.

За формулою Торгсофт:

• сума пересортиці: 180 грн;

• сума нестачі: 20 грн.

Однак кава і чашки не є різними характеристиками однієї моделі. Отже, в управлінському розумінні це дві окремі розбіжності, причини яких потрібно досліджувати незалежно. Вартісне перекриття не підтверджує пересортицю товарів.

Чому сума в акті списання не збігається із сумою нестачі

Після закриття відомості акт списання містить усі позиції, за якими фактична кількість менша за облікову. «Сума нестачі» у переліку відомостей показує фінальний вартісний результат після перекриття списань надлишками.

Наприклад:

• акт списання — 24 грн;

• прихід надлишку — 20 грн;

• сума пересортиці — 20 грн;

• сума нестачі — 4 грн.

Тому порівнювати суму акта списання безпосередньо із сумою нестачі некоректно. Акт відповідає на питання, який товар списано. Колонка «Сума нестачі» показує частину вартості списань, що залишилася після взаємозаліку.

Чому відомість і друкований звіт показують різні суми

На формі «Відомість інвентаризації» підсумки розраховуються за собівартістю. Стандартний друкований звіт «Результати інвентаризації» формує суми в роздрібних цінах.

Тому одна й та сама нестача може мати різні оцінки:

• за собівартістю — вартість втраченого товарного запасу;

• за роздрібною ціною — сума можливої реалізації цього товару;

• за оптовою ціною — оцінка за відповідним прайсом.

Ці значення не повинні збігатися, оскільки відповідають на різні питання. Для коректного порівняння потрібно використовувати однаковий тип ціни. За потреби шаблон звіту можна налаштувати у FastReport для розрахунку за собівартістю або оптовою ціною. Докладніше це пояснено в матеріалі про відмінності між відомістю, актом і звітами.

Чому акт списання і відомість можуть відрізнятися навіть за собівартістю

Відомість використовує поточну собівартість товару зі стану складу. Акт списання розраховується відповідно до методу визначення собівартості, встановленого в параметрах обліку.

Якщо застосовується облік за партіями, видаткові документи пов’язуються з прибутковими накладними за принципом FIFO: першою списується партія, яка першою надійшла. Коли партії мали різні закупівельні ціни, собівартість списаних одиниць може відрізнятися від поточної середньої собівартості залишку.

Наприклад, товар надходив двома партіями:

• 10 одиниць по 30 грн;

• 20 одиниць по 40 грн.

Середня собівартість залишку може становити 36,67 грн. Але якщо списуються одиниці з першої партії, в акті їх буде оцінено по 30 грн. Отже, навіть порівняння двох показників «за собівартістю» не завжди дає однакову суму.

Перед порівнянням потрібно перевірити, який метод розрахунку собівартості встановлено в меню Налаштування → Параметри → Облік, і виконати необхідний перерахунок.

Чому в підсумках з’являються нулі

Нуль може мати кілька різних причин.

 Нестача перекрита надлишком

Якщо сума приходів дорівнює сумі списань або перевищує її, «Сума нестачі» дорівнюватиме нулю. Акт списання при цьому може існувати.

 Не розраховано підсумки відомості

У поточних версіях Торгсофт остаточні суми можуть розраховуватися під час перерахунку собівартості. Якщо біля відомості відображається ознака необхідності розрахунку, потрібно виділити документ і натиснути Перерахувати суми.

Ця дія перераховує:

• суму приходів;

• суму списань;

• суму пересортиці;

• суму нестачі.

Загальний перерахунок можна запустити у формі Склад → Стан складу → Перерахувати собівартість.

 Закриття або перерахунок було перервано

Якщо під час закриття відомості вимкнувся комп’ютер, завершилася робота програми або перервався зв’язок із сервером, документи могли створитися, а підсумкові суми — залишитися нерозрахованими. Після повторного запуску потрібно перевірити стан відомості та виконати перерахунок. Якщо документ тривалий час залишається у стані «Відомість закривається», необхідне звернення до технічної підтримки.

 У прибуткових накладних немає закупівельної ціни

Якщо товар було оприбутковано без закупівельної ціни, програма не має вартості для коректного розрахунку. У підсумках списання або інвентаризації можуть з’явитися нульові суми. Спочатку потрібно перевірити документи приходу, відновити правильну закупівельну ціну, а потім перерахувати собівартість і суми відомості.

Що відбувається після закриття відомості

Після натискання кнопки Закрити відомість Торгсофт:

1. порівнює фактичну й облікову кількість;

2. створює прибуткову накладну на надлишки;

3. створює документ списання, або акт ліквідації, на нестачі;

4. приводить складські залишки у відповідність до фактичної кількості.

Створені документи можна знайти:

• надлишки — Склад → Перелік приходів;

• нестачі — Склад → Перелік витрат;

• номер і дату акта списання — у переліку відомостей інвентаризації.

Для приходу надлишку ціна визначається як остання собівартість закупівлі: закупівельна ціна плюс додаткова вартість товару. Якщо ця собівартість неправильна або не розрахована, помилка вплине на оцінку залишків і майбутній розрахунок прибутку.

Закриття відомості коригує кількість товару. Воно не виправляє помилкові штрихкоди, дублікати карток, пропущені приходи, неправильні переміщення чи порушення процесу продажу.

Як результати інвентаризації впливають на прибуток

У режимі «Аналіз періоду» Торгсофт враховує фінальне значення «Недостача за інвентаризаціями», розраховане після взаємозаліку надлишків. Саме ця сума зменшує товарний прибуток.

Автоматично створений акт списання від інвентаризації не повинен одночасно враховуватися як звичайне списання, інакше одна втрата була б віднята двічі. Якщо процес перерахунку завершився некоректно, документ може тимчасово потрапити до загальних списань. У такому разі потрібно скористатися кнопкою Перерахувати суми. Окремий порядок обліку нестачі в аналізі описано в матеріалі про суми списань у звітах Торгсофт.

Прихід надлишку сам по собі не є продажем і не створює виручку. Він збільшує облікову кількість і вартість товарного залишку. Якщо цей товар надалі буде продано, прибуток від реалізації визначатиметься як різниця між виручкою та собівартістю, встановленою для приходу від інвентаризації.

Як визначити причину відхилення

Для кожної підозрілої позиції у відомості можна відкрити Рух товару та перевірити приходи, продажі, повернення, списання й переміщення. Кнопка Журнал показує, хто і коли сканував товар або змінював його фактичну кількість.

Що перевірити до закриття відомості

1. Центр обліку. Переконайтеся, що підрахунок проведено для правильного магазину або складу.

2. Склади третього рівня. Перевірте, чи потрібно враховувати резерви та товар у підпорядкованих місцях зберігання.

3. Повноту відомості. Порожня відомість, яка заповнюється тільки скануванням, не виявить нестачу товару, якого фізично немає. Для повного переобліку початковий перелік має містити всі облікові позиції відповідної групи.

4. Стани підрахунку. Знайдіть товари зі станами «Не було підрахунку» та «Розпочато підрахунок». Вони не повинні залишитися неперевіреними.

5. Повторний підрахунок. Окремо перерахуйте дорогі товари, нульову фактичну кількість, великі відхилення та повторювану пересортицю. Бажано доручити це іншому працівнику без доступу до очікуваного залишку.

6. Рух товару. Перевірте документи від попередньої контрольної дати до моменту підрахунку.

7. Пов’язані позиції. Зіставте нестачі й надлишки за моделлю, розміром, кольором, фасуванням, ціною та кількістю.

8. Журнал дій. Перевірте ручні зміни, повторні сканування та роботу кількох користувачів з однією відомістю.

9. Тип ціни. Не порівнюйте собівартість у відомості з роздрібними сумами друкованого звіту.

10. Розрахунок сум. Якщо відомість уже закрита, перевірте ознаку необхідності перерахунку та скористайтеся кнопкою «Перерахувати суми».

Чи можна проводити інвентаризацію під час продажів

Повна заборона продажів не є обов’язковою. Торгсофт підтримує кілька режимів блокування:

• Блокувати товар при додаванні у відомість — застосовується, коли магазин або відділ закрито на час переобліку;

• Блокувати товар після першого сканування — рекомендований варіант, якщо магазин продовжує працювати;

• Не блокувати товар — потребує точного контролю моменту підрахунку та продажу;

• Блокувати товар для ручного обліку — використовується для підготовленої ручної перевірки.

Під час роботи магазину доцільно рахувати товар невеликими групами та блокувати позицію після першого сканування. Продажі стають джерелом хибних розбіжностей тоді, коли режим блокування або стан підрахунку використано неправильно, а не через сам факт роботи магазину.

Як обмежити підтасовування результатів

У меню Налаштування → Параметри → Доступ можна увімкнути параметр Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем.

Після цього продавець:

• не бачить облікової кількості;

• не бачить оптової ціни;

• не може друкувати документи з результатами інвентаризації.

Для певної ролі можна додатково активувати параметр Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації. У мобільному додатку окремо обмежується ручне введення кількості. Такий порядок дає змогу відокремити фізичний підрахунок від аналізу відхилень.

Що робити з від’ємними залишками

Від’ємні залишки потрібно проаналізувати до оцінювання результатів, але не слід механічно прибирати їх довільними приходами. Спочатку необхідно встановити причину:

• товар продали до внесення приходу;

• видалено або змінено стару накладну;

• використано неправильну картку товару;

• не завершено внутрішнє переміщення;

• порушено хронологію документів.

Якщо фактична кількість визначена правильно, від’ємний залишок можна включити до відомості інвентаризації. Після закриття Торгсофт створить прихід на величину розбіжності. Однак це вирівняє кількість, а не відновить правильну історію партій. Якщо товар справді надходив, але прихід не було внесено, правильніше відновити реальну прихідну накладну та хронологію руху, а потім перерахувати собівартість.

Що робити, якщо помилку знайшли після закриття

Якщо після закриття за відповідними товарами ще не було продажів, повернень або переміщень, можна вибрати відомість і натиснути Скасувати закриття. Торгсофт видалить автоматично створені документи приходу та списання. Після цього можна виправити фактичну кількість і повторно закрити відомість.

Якщо після закриття вже відбувся рух товару, скасовувати старі результати не можна. Потрібно створити нову відомість лише для помилкових позицій, внести актуальну фактичну кількість і закрити її. Програма сформує нові коригувальні документи без порушення хронології обліку.

Правила інтерпретації результатів

• Від’ємна розбіжність підтверджує кількісну невідповідність, але не встановлює її причину.

• Додатна розбіжність не є автоматично доходом підприємства.

• «Сума пересортиці» є розрахунковим показником взаємозаліку, а не доказом фактичної пересортиці конкретних товарів.

• Нульова «Сума нестачі» не означає відсутність списаного товару.

• Сума акта списання не повинна дорівнювати сумі нестачі після взаємозаліку.

• Собівартість у відомості не можна безпосередньо порівнювати з роздрібними сумами стандартного друкованого звіту.

• Закриття відомості виправляє залишки, але не усуває причину помилки.

• Рішення щодо відповідальності працівників потрібно приймати після повторного підрахунку, перевірки руху, журналу дій та пов’язаних товарних позицій.