Як знайти причину від'ємних залишків та відстежити видалені документи

Діагностика розбіжностей в обліку Торгсофт: як використовувати «Рух товару», «Реєстр складських документів» та «Журнал зміни документів»

У процесі щоденної торгівлі та ведення складського обліку часто виникає необхідність знайти причину невідповідності фактичних залишків товару з даними в програмі. Цей режим контролю потрібен для моніторингу за діями персоналу, виявлення помилкових операцій та збереження точності фінансових і товарних показників. 

Підприємці найчастіше ставлять фахівцям технічної підтримки такі питання: чому кількість товару в русі не збігається зі станом складу, куди зник товар після закриття періоду, звідки беруться від'ємні значення на складі, як подивитися, хто й о котрій годині редагував накладні, та де знайти видалений документ. 

Для вирішення цих питань та знаходження причин розбіжностей у програмі Торгсофт використовуються три основні інструменти, які дозволяють відстежити повний цикл життя товару та дії всіх користувачів.

«Рух товару»: перевірка ланцюга чинних документів 

Інструмент «Рух товару» (знаходиться у пункті меню Склад — Рух товару) відображає весь ланцюг переміщення певного товару за вибраний період часу. У цьому режимі показуються чинні складські документи, які фактично вплинули на кількість товару на поточному центрі обліку. Користувач бачить детальну картку складського обліку товару, в якій зафіксовані дата та час документа, номер накладної, вид документа (прихід, реалізація, повернення, внутрішня передача), а також колонки «Прихід», «Витрата» та поточний «Залишок» після кожної проведеної операції.

Якщо підприємець стикається з питанням, звідки з'явилися від'ємні значення, саме в русі товару можна побачити, що товар був реалізований до того, як його фактичну кількість внесли у прибуткову накладну.

Також тут можна перевірити ціну продажу та джерело собівартості на момент проведення операції. Цей інструмент працює виключно з наявними в системі документами і показує математичну логіку зміни залишку.

Якщо документ був видалений або його дата була змінена на майбутнє число, він не буде коректно впливати на поточний залишок, що можна виявити під час звірки цього звіту з фактичним станом складу.

«Реєстр складських документів»: контроль наявності та статусу накладних 

Якщо «Рух товару» показує історію однієї товарної позиції, то «Реєстр складських документів» (Склад — Реєстр складських документів) відображає перелік усіх чинних складських документів за певний період у розрізі центру обліку. Тут можна одночасно переглянути всі типи накладних: прибуткові, внутрішні передачі (прибуткові та видаткові), реалізації, повернення від покупців, списання, повернення товару постачальнику та брак.

Цей інструмент дозволяє швидко знайти потрібну накладну, перевірити її склад (натиснувши кнопку «Товар») та переконатися в її фізичній наявності в системі. Якщо підприємець шукає причину розбіжностей під час конвертації документів, у реєстрі можна перевірити, чи успішно внутрішнє переміщення було конвертоване у відповідні видатковий та прибутковий документи, та чи не відбулося дублювання накладних через системні збої.

«Журнал зміни документів»: відстеження змін, видалень та авторів 

Для пошуку причин зникнення документів або несанкціонованого редагування використовується «Журнал зміни документів» (Файл — Журнал зміни документів).

Підприємці регулярно запитують, де можна побачити, хто саме редагував накладні. Цей журнал створений для повної реєстрації всіх змін складських і фінансових документів та фіксує автора кожної такої зміни. Щоб інструмент збирав дані, необхідно обов'язково активувати налаштування «Вести журнал зміни документів» у параметрах доступу програми.

У журналі на вкладці «Повний перелік» відображається інформація про додавання, зміну або видалення товару з документа. При видаленні товару з накладної система фіксує параметри товару на момент видалення (його кількість, закупівельну ціну та ціну продажу). У колонці «Змінив» чітко відображається ім'я співробітника або користувача програми, який вносив зміни або видаляв документ. Наприклад, якщо клієнт повідомляє, що товар зник зі складу, а документа немає в реєстрі, саме в протоколі журналу змін можна знайти точний запис про те, що накладна була видалена вручну конкретним користувачем у відповідний час. Також журнал дозволяє відстежити зміну клієнта у документах реалізації та повернення.

Комплексний алгоритм перевірки розбіжностей 

Коли кількість товару в русі не сходиться з поточним станом складу, необхідно застосовувати комплексний підхід:

1. Спочатку потрібно відкрити «Рух товару», щоб підтвердити математичний залишок за конкретною позицією, вирахувавши всі приходи та витрати.

2. Якщо в русі виявлено підозрілі операції або відсутність очікуваних даних, слід перейти до «Реєстру складських документів», щоб перевірити наявність та статус відповідних накладних. Тут також перевіряються конвертації: чи відповідає кількість товарів у конвертованій прибутковій накладній кількості у видатковій.

3. Якщо накладна відсутня в реєстрі або її дані змінені, відкривається «Журнал зміни документів». Встановивши необхідний період та тип документа, можна знайти, хто саме видалив документ, змінив кількість товару або відредагував ціну після проведення операції.

4. Якщо після всіх перевірок рух товару є правильним, документи не видалялися, але стан складу відрізняється (особливо після закриття періодів), причиною найчастіше є некоректно сформовані службові контрольні точки закритого періоду. У такому випадку необхідно перерахувати стан складу та перестворити контрольні точки знизу вгору.

Порівняльна таблиця інструментів