Конвертація переміщень у видаткові та прибуткові накладні: коли це необхідно для фінансового обліку

Конвертація внутрішніх переміщень у накладні: коли та навіщо це потрібно для фінансового обліку

Коли торговельна мережа розростається, її філії часто стають фінансово автономними: вони можуть належати різним підприємцям (ФОП), мати власні бюджети або навіть працювати в різних валютах. Звичайне переміщення товару зі складу на склад у такій ситуації вже не підходить, адже воно не створює фінансових зобов'язань. 

У зв'язку з цим виникають такі питання: 

Для вирішення цих завдань у програмі Торгсофт передбачено спеціальний режим — конвертація внутрішньої передачі у видатковий та прибутковий документи.

У чому різниця між звичайним переміщенням та конвертацією?

Стандартна Внутрішня передача — це складська операція, яка просто переміщує фізичну кількість товару з одного центру обліку на інший. Товар залишається власністю мережі, змінюється лише його фактичне місцеперебування.

Однак, якщо ви застосовуєте дію "Конвертувати в видатковий і прибутковий документи" на формі внутрішньої передачі, програма скасовує просте переміщення і замість нього створює два повноцінні документи:

1. Видаткову накладну від магазину-відправника.

2. Прибуткову накладну для магазину-одержувача з фіксацією центрів обліку, між якими проводилася операція.

Ця дія докорінно змінює статус операції зі "складської" на "фінансово-торговельну".

Фінансова автономність та взаєморозрахунки між філіями

Головна мета конвертації переміщень у накладні — це створення товарно-грошового балансу між підрозділами.

У програмі Торгсофт взаєморозрахунки (борги) фіксуються лише між контрагентами (постачальниками та покупцями) на основі прибуткових та видаткових накладних. Звичайне переміщення не створює боргу приймаючого магазину перед магазином-відправником.

Якщо ваші магазини працюють як автономні бізнес-одиниці (наприклад, кожен директор магазину є окремим ФОП і веде власний розрахунок прибутку), вам необхідно фіксувати факт "продажу" товару з центрального складу на магазин. Після конвертації переміщення у прибуткову накладну для магазину-одержувача, у нього виникає чіткий борг перед центральним складом (постачальником) за цей товар. Це дозволяє власникам чітко бачити, скільки грошей кожна філія винна за отриманий товар, і проводити оплати за цими накладними.

Коректний розрахунок собівартості за центрами обліку

Найчастіше питання щодо некоректного відображення собівартості після переміщень криється в налаштуваннях методу її розрахунку.

Конвертація життєво необхідна, якщо у вас в налаштуваннях програми встановлено метод розрахунку собівартості "Остання закупівельна ціна", і при цьому деталізація встановлена "За центром обліку" (а не по всій торговельній мережі).

За правилами Торгсофт, при такому налаштуванні на різних центрах обліку може бути різна собівартість одного й того ж товару, залежно від його останньої закупівлі саме на цей магазин. Якщо ви зробите звичайне внутрішнє переміщення, товар надійде на новий магазин без супровідного "прибуткового документа", а отже, його власна остання закупівельна ціна на цій точці не оновиться.

Саме тому фахівці Торгсофт наголошують: при розрахунку останньої закупівельної ціни по центру обліку вкрай не рекомендується здійснювати звичайні внутрішні передачі між центрами обліку. Щоб розрахунок був точним, необхідно використовувати кнопку "Конвертувати в видатковий і прибутковий документи". Завдяки цьому магазин-одержувач отримує повноцінну прибуткову накладну, яка фіксує нову закупівельну ціну на його складі.

Передача товару між базами з різними валютами

Ще одне часте питання — як передати товар на філію, яка знаходиться в іншій країні та використовує іншу національну валюту обліку (наприклад, з України в Казахстан або Польщу).

Звичайне переміщення тут не спрацює через різницю валют. Торгсофт вирішує це питання так: ви створюєте внутрішнє переміщення, а потім зберігаєте його у спеціальний файл (з розширенням .iie). Далі, на приймаючій базі даних, ви завантажуєте цей файл у звичайну Прибуткову накладну.

Оскільки це вже прибутковий документ, програма запитає курс обміну до місцевої національної валюти. Після завантаження всі роздрібні, оптові та закупівельні ціни будуть автоматично перераховані відповідно до вказаного курсу. Таким чином, переміщення де-факто перетворюється на закупівлю, зберігаючи фінансову точність в іншій країні.

Резюме

Конвертація внутрішнього переміщення у накладні необхідна, коли:

1. Філії торгової мережі є автономними юридичними або фінансовими особами (різні ФОП), і між ними потрібно вести чіткі взаєморозрахунки та контролювати борги.

2. Програма налаштована на розрахунок собівартості за методом "Остання закупівельна ціна за центром обліку" — конвертація дозволяє системі правильно зафіксувати вартість надходження на конкретному магазині.

3. Товар передається до незалежної бази даних з іншою національною обліковою валютою, що вимагає конвертації через файл прибуткової накладної.

Використання цього інструменту дозволяє підприємцям уникнути фінансової плутанини, зберегти точність аналітики та зробити облік у розгалуженій мережі прозорим і контрольованим.