Інвентаризація при партійному обліку (Ф1-Ф2): як формується сума нестачі та надлишку

Як Торгсофт розраховує нестачу й надлишок під час інвентаризації: пересортиця, FIFO та коригування складу Ф1

Після фізичного підрахунку товару Торгсофт порівнює фактичну кількість з обліковим залишком і формує документи для вирівнювання складу. Підприємці найчастіше запитують, чому за наявності списання сума нестачі може дорівнювати нулю, чому цифри у відомості, акті списання та друкованому звіті відрізняються, звідки беруться нульові суми та як окремо виправити кількість товару на складі Ф1. Для правильного пояснення потрібно розділяти три механізми: результати інвентаризації, розрахунок собівартості та складський облік Ф1–Ф2.

Які документи створюються після закриття інвентаризації

Під час закриття відомості Торгсофт автоматично створює:

• документ приходу — для товарів, фактична кількість яких перевищує облікову;

• документ списання — для товарів, яких фактично виявилося менше;

• підсумки за приходами, списаннями, пересортицею та нестачею.

Після цього загальний залишок товару на складі приводиться у відповідність до фактично підрахованої кількості.

Надлишок у документі приходу оцінюється за останньою собівартістю закупівлі товару. Вона враховує закупівельну ціну та додаткову собівартість, розподілену на товар. Формування відомості інвентаризації

Собівартість документа списання залежить від методу, встановленого в меню Налаштування → Параметри → Облік → Метод розрахунку собівартості товару.

Якщо використовується метод «За партіями поставки» або його варіанти, Торгсофт застосовує FIFO: спочатку списує кількість із найдавнішої невичерпаної партії, потім — із наступної. Якщо до одного документа потрапив товар із кількох партій, його собівартість формується з вартості цих партій. За методу «Остання закупівельна ціна» діє інша логіка. Налаштування обліку

Тому твердження, що обидва документи інвентаризації завжди формуються за FIFO, неправильне: FIFO стосується списання лише за відповідного методу собівартості, а надлишок оприбутковується за останньою собівартістю закупівлі.

Як розраховується пересортиця

У Торгсофт пересортиця означає взаємозалік нестачі та надлишку. Типовий випадок — одна модель товару, але різні сорти, кольори або розміри: одного різновиду виявилося менше, іншого — більше.

У підсумках відомості сума пересортиці визначається як менша із двох величин:

Сума пересортиці = min(сума списань; сума приходів)

Наприклад:

• товару списано на 24 000 грн;

• надлишків оприбутковано на 20 000 грн;

• сума пересортиці становить 20 000 грн;

• сума нестачі — 4 000 грн.

Акт списання при цьому все одно міститиме весь фізично відсутній товар на 24 000 грн. Пересортиця впливає на підсумковий фінансовий результат, але не видаляє позиції з коригувальних документів.

Як формується сума нестачі

У відомості Торгсофт використовується формула:

Сума нестачі = сума списань − сума пересортиці

Результат не може бути меншим за нуль. Оскільки сума пересортиці дорівнює меншій із сум приходів і списань, формулу також можна подати так:

Сума нестачі = max(сума списань − сума приходів; 0)

Отже, списання може існувати, а сума нестачі дорівнювати нулю. Це відбувається, коли вартість виявлених надлишків повністю перекрила вартість списаного товару.

Наприклад:

• списання — 10 000 грн;

• прихід надлишків — 12 000 грн;

• пересортиця — 10 000 грн;

• сума нестачі — 0 грн.9

Це не означає, що фізичної нестачі не було. Вона зафіксована в акті списання. Нуль означає, що після взаємозаліку у відомості не залишилося суми нестачі, яка зменшує товарний прибуток. Інвентаризація за допомогою комп’ютера

Чому акт списання та відомість показують різні суми

Порівнювати потрібно однакові показники:

• акт списання містить повну вартість усього списаного товару;

• сума нестачі у відомості показує списання після врахування пересортиці;

• сума приходів відображає вартість оприбуткованих надлишків.

Наприклад, якщо списано товару на 20 000 грн і на таку саму суму оприбутковано надлишків, акт списання покаже 20 000 грн, але сума нестачі у відомості становитиме нуль.

Додаткова різниця може виникнути через метод собівартості. За партійного методу акт списання оцінює товар за партіями FIFO, тоді як підсумкові екранні форми можуть використовувати собівартість поточного стану складу.

Чому відомість і звіт «Результати інвентаризації» не збігаються

У формі «Відомість інвентаризації» підсумкові суми відображаються за собівартістю. Стандартний друкований звіт «Результати інвентаризації» формує суми у роздрібних цінах.

Через різну базу оцінювання цифри не повинні збігатися:

Якщо потрібно отримати друкований звіт за собівартістю або оптовими цінами, необхідно налаштувати відповідний шаблон FastReport.

Чому підсумки інвентаризації можуть дорівнювати нулю

Нульова сума найчастіше виникає з двох причин.

Немає закупівельної ціни

Якщо товар оприбуткували з нульовою закупівельною ціною і він ще не був проданий, програма не має вартості, за якою потрібно оцінити списання або інший підсумок. Кількісна розбіжність буде, але її грошове значення може дорівнювати нулю.

У такому разі потрібно перевірити прибуткові накладні та внести коректні закупівельні ціни.

Суми не були перераховані

Підсумки можуть залишитися неактуальними, якщо під час закриття відомості було перервано розрахунок собівартості або після закриття змінилися пов’язані дані.

На формі відомості потрібно натиснути «Перерахувати суми». Програма повторно розрахує:

• суму приходів;

• суму списань;

• пересортицю;

• суму нестачі.

За потреби також виконують загальний перерахунок собівартості за відповідний період. Чому сума нестачі не збігається з актом списання

Як пов’язана інвентаризація зі складом Ф1–Ф2

Складський облік за форматом Ф1–Ф2 — окрема додаткова функція. Вона не визначає метод собівартості та не змінює алгоритм FIFO.

Під час створення прибуткової накладної користувач зазначає її вид обліку:

• Ф1 — офіційна поставка;

• Ф2 — інший внутрішній формат обліку, який у довідці Торгсофт позначено як неофіційну поставку.

У загальному «Стані складу» товар із накладних Ф1 і Ф2 показується сумарно. На формі «Стан складу Ф1» відображається окремий розрахунковий залишок Ф1:

Кількість Ф1 = кількість за прибутковими накладними Ф1 − кількість, реалізована через фіскальний реєстратор

Ф1–Ф2 є внутрішнім аналітичним механізмом. Він не замінює первинні документи, фіскалізацію, облік акцизних марок або юридичну перевірку походження товару.

Чому звичайна інвентаризація не виправляє склад Ф1

Закриття відомості інвентаризації вирівнює загальний склад. Окрема розрахункова кількість Ф1 може залишитися незмінною або некоректною, оскільки вона залежить від виду прибуткових накладних та фіскалізованих реалізацій.

Ознака Ф1 не передається через звичайний документ внутрішнього переміщення між центрами обліку: її можна встановити лише для прибуткової накладної.

За чинною довідкою підсумки Ф1 також можуть спотворюватися:

• після внутрішніх передач товару між центрами обліку;

• у режимі «Торгівля з випискою рахунка», якщо за видатковою накладною не надрукували фіскальний чек;

• під час видачі замовлення клієнта або замовлення на виріб, якщо реалізацію не було фіскалізовано.

Як відкоригувати кількість товару на складі Ф1

Спочатку потрібно перевірити прибуткові накладні Ф1, фіскальні продажі та внутрішні переміщення. Ручне коригування без встановлення причини може приховати помилку в документах.

Якщо правильне контрольне значення Ф1 визначено:

1. Відкрийте Склад → Стан складу Ф1.

2. Виділіть потрібний товар.

3. Перейдіть на англійську розкладку клавіатури.

4. Натисніть Ctrl + Shift + Alt + E.

5. У вікні «Змінення кількості товару за складом Ф1» введіть правильне значення у полі «Кількість на складі».

6. Натисніть «Записати».

На вкладці «Коригування» зберігаються дата і час зміни, товар, кількість до та після коригування, величина зміни й користувач, який її виконав. Це окрема операція для стану Ф1; вона не замінює закриття відомості інвентаризації та вирівнювання загального складу. Складський облік за форматом Ф1–Ф2