Списання браку без касових збитків: як правильно оформити документи

Списання браку: як правильно списувати бракований товар з бази (оформлення акту браку або повернення постачальнику), не проводячи ці суми через касу як збиток?

У програмі Торгсофт процеси руху товару (складський облік) та руху грошей (фінансовий облік) розділені. Це означає, що оформлення списання або повернення бракованого товару автоматично змінить кількість товару на складі та вплине на взаєморозрахунки з постачальником або на загальний розрахунок прибутку, але не спише фізичні гроші з вашої каси, якщо ви самостійно не створите відповідний видатковий фінансовий документ.

Залежно від домовленостей з постачальником, у Торгсофт є три правильні варіанти оформлення бракованого товару:

Варіант 1. Оформлення акту «Повернення браку» (якщо постачальник приймає брак)

Цей режим використовується, коли ви повертаєте неякісний товар конкретному постачальнику із зазначенням причини.

Як оформити:

1. Зайдіть у пункт головного меню Документ -> Повернення браку.

2. Натисніть кнопку Додати для створення нового акта браку.

3. У полі "Постачальник" виберіть потрібного постачальника зі списку або довідника та натисніть Записати.

4. Для додавання товару натисніть кнопку Вибрати товари.

5. Відкриється вікно з переліком поставок від цього постачальника. У графі Кількість браку вкажіть кількість зіпсованого товару, а в графі Опис браку обов'язково вкажіть причину відбракування.

6. Натисніть Вибрати, і товар буде додано до акта.

Варіант 2. Оформлення «Повернення товару постачальнику» (стандартне повернення)

Якщо ви просто повертаєте товар (наприклад, неліквід або брак, який постачальник погодився забрати без детального акта), можна використати звичайне повернення.

Як оформити:

1. Зайдіть у меню Документ -> Повернення товару постачальнику.

2. Натисніть Додати, виберіть постачальника та (якщо потрібно) підприємство, після чого натисніть Записати.

3. Додайте товар у накладну шляхом сканування штрих-коду або вибравши його вручну зі складу.

Варіант 3. Оформлення «Списання товару зі складу» (якщо збиток лягає на вас)

Якщо бракований товар неможливо повернути постачальнику (наприклад, він розбився з вашої вини або закінчився термін придатності), його потрібно списати.

Як оформити:

1. Зайдіть у меню Документ -> Списання товару зі складу.

2. Натисніть Нове списання.

3. У полі Списання (контрагент) за замовчуванням виберіть зі списку статтю Списання та натисніть Записати.

4. Скануйте бракований товар або виберіть його через кнопку Вибір товару зі складу.

Отже, щоб сума браку не пройшла через касу як збиток готівки, вам просто достатньо скористатися одним із трьох складських документів (Повернення браку, Повернення постачальнику або Списання). Не створюйте додатково «Фінансовий документ» (видатковий ордер з каси), і ваші готівкові залишки в програмі залишаться недоторканими, тоді як товарні залишки та аналітика прибутковості будуть скориговані автоматично.