Махінації з бонусами: як обмежити права продавців та захистити прибуток

Махінації з бонусами: як налаштувати програму обліку, обмежити права продавців та захистити прибуток магазину

Бонусна система знижок є потужним інструментом для роботи з покупцями. Вона дозволяє затримати в обороті магазину кошти, які інакше були б просто віддані клієнту у вигляді звичайної знижки, а також стимулює покупця регулярно повертатися за новими покупками, щоб використати накопичені бонуси. 

Проте, з впровадженням програм лояльності власники бізнесу часто стикаються з питаннями контролю персоналу. Підприємці регулярно ставлять фахівцям з автоматизації такі питання: «Як проконтролювати, щоб видані картки дійсно потрапляли до клієнтів, а не залишалися у касирів?», «Що робити, якщо продавці відкривають картки на своїх родичів чи знайомих і забирають бонуси собі?», «Як унеможливити ситуацію, коли касир вводить номер картки вручну без присутності клієнта?», та «Як обмежити права персоналу, щоб вони не могли самовільно змінювати ціни, відсотки знижок або списувати бонуси?». 

Відповіді на ці питання криються у правильному налаштуванні прав доступу та інструментів контролю в системі обліку.

Нижче наведено вичерпний перелік методів та налаштувань, які допоможуть органічно відповісти на питання підприємців та захистити прибуток магазину від недобросовісних дій.

1. Заборона ручного введення номера дисконтної картки

Однією з найпоширеніших схем є ситуація, коли продавець запам'ятовує номер бонусної картки (своєї або знайомого) і вводить його з клавіатури при розрахунку клієнтів, які не мають власної картки. Таким чином, бонуси від чужих покупок осідають у кишені недобросовісного працівника.

 Рішення: у налаштуваннях доступу програми (Налаштування - Параметри - Доступ) необхідно встановити позначку «Заборонити продавцеві вводити номер дисконтної картки з клавіатури (тільки сканером)». Це обмежить можливість використання «чужих» номерів, адже для ідентифікації клієнта та нарахування бонусів буде потрібна фізична наявність картки.

2. Верифікація клієнта та підтвердження списання бонусів через SMS

Щоб вирішити питання з неправильними номерами телефонів та унеможливити списання бонусів без відома реального власника, використовується додаткова функція SMS-верифікації.

 Рішення: завдяки опції «Верифікація дисконтної карти через SMS», коли клієнт хоче оплатити товар бонусами, система відправляє на його номер телефону повідомлення з унікальним кодом. Продавець не зможе провести списання бонусів, поки не введе цей код у програму. Цей інструмент також дозволяє додавати клієнта в реалізацію просто за номером телефону, відправляючи SMS для підтвердження особи, що повністю виключає використання карток третіх осіб.

3. Обмеження прав продавця на зміну цін, знижок та перегляд даних

Продавці не повинні мати можливості маніпулювати цінами та знижками в чеку, щоб не забирати різницю собі.

 Рішення:

• Вимкнути дозвіл "Дозволено змінювати ціну за прайсом в реалізації" та "Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації" в карточці користувача програми.

• Увімкнути налаштування «Приховувати поля Дата народження і Стать в картці клієнта» на формі Налаштування - Параметри - вкладка Роль - Клієнти. Це робиться для того, щоб співробітник не міг дізнатися дні народження клієнтів і по картці клієнта використати святкові знижки до дня народження клієнта у власних цілях через режим Налаштування - Налаштування ролей.

• Обмежити доступ до редагування списку клієнтів, дозволивши лише вибір вже існуючих карток, якщо не використовується SMS-верифікація.

4. Блокування видалення товару з чека та контроль скасувань

Ще одна схема: продавець сканує товар, називає клієнту суму, бере готівку, але чек не друкує. Коли клієнт йде, продавець просто видаляє товар з реалізації (або скасовує весь чек), а гроші забирає.

 Рішення:

• Активуйте налаштування «Продавець не може видаляти товар в реалізації» на формі Налаштування - Параметри - вкладка Доступ. У такому разі продавець не зможе взагалі видалити помилково доданий товар до форми Реалізація.

• Якщо повна заборона не підходить, можна налаштувати обов'язкове введення причини скасування товару з випадаючого списку та сканування бейджа відповідальної особи (адміністратора), яка підтверджує цю дію. Для цього на формі Налаштування - Параметри - вкладка Доступ потрібно увімкнути налаштування "Реєструвати видалення товару з реалізації" та "Сканувати бейдж відповідального".

5. Захист від махінацій з поверненнями

Махінації можуть відбуватися під час оформлення повернення товару під чужим бейджем для привласнення готівки з каси.

 Рішення: обов'язково використовуйте налаштування «Пов'язувати реалізацію з продавцем» та вимагайте сканування бейджа (або введення пароля) для кожної операції, включно з поверненнями. Забороніть ручне введення штрихкоду співробітника увімкнувши відповідне налаштування на формі Налаштування - Параметри - вкладка Доступ, щоб неможливо було ввести код колеги з клавіатури.

6. Економічні обмеження бонусного розрахунку

Щоб бонусна система не стала збитковою для бізнесу, власник повинен жорстко регламентувати економічні межі оплати балами.

 Рішення:

• У налаштуваннях типу дисконтної картки обов'язково вкажіть «Максимальний відсоток оплати бонусами» (наприклад, не більше 30% або 50% від суми чека). Це не дозволить продавцю (навіть за згодою клієнта) віддати товар повністю безкоштовно.

• У налаштуваннях типу дисконтної картки увімкніть параметр «У реалізації обов'язкова наявність товару без оплати бонусами». Це означає, що для використання бонусів у чеку має бути хоча б одна позиція, яка оплачується реальними грошима.

7. Аудит: журнал дій користувачів

Якщо виникли підозри щодо доброчесності персоналу (наприклад, дивні нарахування 100% бонусів або підозрілі скасування), власник завжди може звернутися до інструментів контролю.

 Рішення: в програмі є форма «Файл» - «Протокол дій користувачів», «Файл» - «Журнал зміни документів», «Склад» - «Скасовані товари з реалізацій», «Аналіз» - «Аналіз руху бонусів». Завдяки інформації на цих формах можна відстежити дії користувача, з'ясувати під ким було встановлено відсоток знижки на товар, визначити хто нарахував бонуси вручну, хто і коли скасував товар і т.д.

Підсумок:

Автоматизація торгівлі та бонусної системи працює на користь бізнесу лише тоді, коли власник чітко розмежовує права доступу. Налаштувавши ролі, заборонивши ручне введення карток, підключивши SMS-верифікацію та контролюючи скасування чеків, ви зможете зменшити кількість махінацій зі сторони продавців, які можуть негативно відображатись на прибутку Вашого магазину.