Товарний облік у дитячому магазині: процеси й контроль

Товарний облік у магазині дитячих товарів: від надходження до онлайн-продажів

Одна модель комбінезона у трьох кольорах і шести розмірах утворює 18 окремих складських позицій. Якщо до одягу додати взуття, іграшки, засоби гігієни, дитяче харчування та сезонні товари, помилка в картці товару або під час продажу швидко призводить до пересортиці й недостовірних залишків. Тому облік у магазині дитячих товарів потрібно будувати як послідовний процес: класифікувати асортимент, правильно оприбуткувати й промаркувати кожну позицію, фіксувати продажі та повернення, регулярно звіряти фактичну наявність, аналізувати сезонний попит і лише після цього планувати закупівлі.

Нижче описано, як організувати цей процес у Торгсофт і які налаштування потребують окремої уваги.

Спочатку визначте структуру асортименту

У Торгсофт асортимент організований як дерево видів товару. Для кожного виду можна встановити характеристики, які працівник заповнюватиме під час оприбуткування: виробник, артикул, розмір, колір, матеріал, стать, сезон та інші параметри. Якщо характеристика обов’язкова, програма не збереже новий товар без її значення.

Різні розміри або кольори однієї моделі потрібно вести як окремі товарні позиції. Тоді програма показує фактичний залишок кожної варіації, а не загальну кількість моделі без розшифрування. Це дає змогу відповісти покупцеві, який розмір є в конкретному магазині, і визначити, яких варіацій бракує перед новим замовленням постачальнику.

Дерево видів товару доцільно створювати централізовано. Якщо працівники незалежно додають на різних робочих місцях категорії «Іграшка» та «Іграшки», програма сприймає їх як різні гілки. У результаті товари потрапляють у різні вибірки, а звіти й інвентаризаційні відомості не охоплюють потрібну групу повністю.

Для товарів, які продаються онлайн, може знадобитися характеристика «Вік». Вона з’являється після активації опції «Синхронізація з інтернет-магазином» та налаштування додаткових характеристик товару. Разом із віком можна зберігати дані про упаковку, габарити, живлення та кількість одиниць у ящику, а потім передавати ці параметри на сайт.

Як оприбуткувати розмірний ряд і промаркувати товар

Для одягу та взуття не потрібно щоразу створювати кожен розмір вручну. У режимі «Розмірний ряд» товарознавець формує потрібну сітку й прив’язує її до виробника. Під час оприбуткування програма підставляє цей ряд, а працівник зазначає кількість для кожного розміру або однакову кількість для всієї сітки. Якщо надійшов лише один розмір, його можна ввести окремо. Детальніше цей механізм описано на сторінці обліку розмірного товару.

Якщо постачальник передає накладну у файлі Excel, перелік товарів можна імпортувати до прибуткової накладної. Перед масовим завантаженням потрібно узгодити структуру колонок і перевірити, чи правильно зіставляються вид товару, артикул, розмір, колір, ціни та кількість.

Товарам без заводського штрихкоду Торгсофт генерує внутрішній код. Етикетки друкують безпосередньо під час оприбуткування, з прибуткової накладної або зі стану складу. Для дитячого одягу й взуття розмір варто виводити на етикетку окремим полем: продавцеві простіше звірити річ із даними в програмі та знайти потрібну коробку на складі.

Продаж за штрихкодом зменшує пересортицю

Під час продажу сканування додає до чека конкретну товарну позицію та списує її з обраного центру обліку. Це особливо важливо для однакових моделей різного розміру. Якщо касир відсканує кофту розміру 92, а покупцеві віддасть розмір 98, сума в касі не зміниться, але в обліку з’явиться надлишок одного розміру й нестача іншого.

Для ролі продавця можна заборонити ручне введення штрихкоду під час реалізації. Тоді товар додається до чека сканером, а працівник не підбирає схожу позицію вручну. Таке обмеження не замінює інвентаризацію, але зменшує кількість випадкових підмін між розмірами й кольорами.

Повернення оформлюйте за чеком

Якщо покупець повертає товар, касир сканує штрихкод чека й обирає потрібну позицію з конкретного продажу. Програма використовує суму, фактично сплачену за товар з урахуванням знижки або бонусів, і формує документ повернення.

У правах ролі можна вимкнути введення штрихкоду товару при поверненні. У такому разі працівник оформлює операцію лише за штрихкодом чека. Право на повернення без чека залишають лише тим ролям, для яких воно потрібне за внутрішнім регламентом магазину.

Інвентаризація: окремо спосіб підрахунку, окремо режим продажу

Товар можна рахувати сканером, вручну або терміналом збору даних. Термінал прискорює сканування великої кількості позицій, але сам по собі не визначає, чи може магазин продавати під час інвентаризації. Це залежить від режиму блокування товару у відомості:

• блокувати після додавання до відомості — для переобліку із зупиненням продажів;

• блокувати після першого сканування — товар доступний до початку його підрахунку та знову доступний після завершення;

• не блокувати — продажі тривають, але працівники мають точно фіксувати момент підрахунку й рух товару.

Для переобліку під час роботи магазину в довідці Торгсофт рекомендовано блокування після першого сканування: позиції рахують послідовно, а продаж решти асортименту не припиняють.

Щоб працівник не підлаштовував фактичну кількість під облікову, у параметрах доступу можна обмежити інвентаризаційну відомість. Продавець не бачитиме облікового залишку, гуртової ціни та документів із результатами. Додатково для конкретної ролі можна приховати кількість товару на складі під час інвентаризації.

Після закриття відомості програма створює прихід на надлишок і списання на нестачу, а також формує звіти про нестачу, надлишок і результат з урахуванням пересортиці. Ці документи показують розбіжність, але причину встановлює керівник за журналами операцій, рухом товару та діями працівників.

Сезонність потрібно враховувати в картці товару й аналізі

Якщо для виду товару активована ознака «Сезон», працівник обирає сезон під час оприбуткування. Старі значення можна виводити з дії, щоб вони не перевантажували довідники. Для кожного сезону також можна встановити максимальний відсоток знижки.

Звіт «Аналіз реалізації за сезонами» показує кількість і суму поставок, реалізацій та повернень, собівартість реалізації, виторг і виручку за обраний період та центр обліку. За ним порівнюють результати сезонів і визначають, які групи продавалися краще. Вартість непроданого залишку цей звіт окремо не розраховує, тому її потрібно перевіряти за залишками та їхньою собівартістю в інших складських звітах.

Коли сезон завершився, опція «Сезонне пакування та зберігання товарів» дає змогу зібрати позиції у віртуальні коробки, надрукувати штрихкод і перелік вмісту та перемістити товар на службовий склад зберігання. Поки коробка зібрана, її вміст не бере участі у звичайному продажу. Перед новим сезоном коробку розбирають і повертають товар до активного центру обліку. Якщо на складі потрібне адресне розміщення, можна додатково використовувати опцію «Місце зберігання товару».

Закупівлі плануйте за продажами й фактичними залишками

Для аналізу попиту на дитячий одяг і взуття у Торгсофт є «Рейтинг продаваності розмірів». Звіт показує кількість продажів за розмірами з урахуванням повернень за обраний період. Він допомагає визначити, які розміри продавалися краще, але не замінює рішення закупівельника: під час замовлення потрібно врахувати залишок, строки постачання, зміну асортименту та попит у конкретній точці.

Для поточного поповнення опція «Мінімальні та максимальні залишки за складами» дає змогу задати мінімальний запас окремо для кожного центру обліку. У замовленні постачальнику програма розраховує потребу як різницю між заданим мінімумом і поточним залишком відповідної точки. Це корисно для ходових позицій, які повинні бути постійно в наявності: популярних розмірів, підгузків, сумішей або базових засобів догляду.

Під час оприбуткування працівник зазначає постачальника та умови поставки. Подальші оплати фіксуються у фінансових документах, тому керівник може перевірити історію взаєморозрахунків і поточний борг магазину або постачальника. Для товару, прийнятого на реалізацію, продажі й заборгованість перед комітентом аналізують окремо.

У мережі спочатку планують переміщення, потім створюють накладну

«Центр управління асортиментом» показує прихід, продажі, повернення, списання, внутрішні переміщення та залишки по вибраних центрах обліку. За фільтрами продажів і залишків керівник може знайти товар, який повільно продається в одній точці та потрібен в іншій.

Перетягування позиції між центрами обліку лише додає її до плану внутрішнього переміщення. Після перевірки запланованої кількості користувач окремо натискає команду створення накладної внутрішнього переміщення. Лише накладна оформлює фактичний рух товару в обліку.

Кілька центрів обліку та переміщення між ними недоступні у Торгсофт-Старт. Для кількох магазинів у локальній базі використовують Торгсофт-Ультра, а для віддалених точок, які працюють через інтернет з єдиною базою, — Торгсофт-Термінал або Торгсофт-Онлайн.

Клієнтську базу дитячого магазину ведуть з урахуванням родини

У картці клієнта можна заповнити склад сім’ї: вказати імена, стать і дати народження дітей. У розділі «Маркетинг — Склад сім’ї» записи фільтрують за місяцем і датою народження, віком, статтю, регіоном та типом знижки. Це дає змогу сформувати перелік клієнтів для привітання або тематичної пропозиції без створення окремих карток на кожну дитину.

Знижка до дня народження налаштовується окремо. Власник визначає відсоток, період до й після дати, граничний вік дитини, кількість використань і те, чи замінює святкова знижка звичайну знижку клієнта або додається до неї. За потреби її обмежують певною товарною групою. Для спрацювання знижки покупець має бути в базі, у його картці повинен бути заповнений склад сім’ї, а для члена сім’ї — дата народження.

Якщо знижка не застосувалася, потрібно перевірити саме ці дані та налаштування: вибраного клієнта, склад сім’ї, дату народження, інтервал дії, граничний вік, дозволену кількість використань і товарну групу. Не слід пояснювати проблему одним припущенням без перевірки налаштувань конкретної бази.

Для низькомаржинальних товарів максимальну знижку можна встановити на рівні виду товару. Наприклад, для підгузків або сумішей можна обмежити відсоток чи встановити нуль, щоб загальна клієнтська знижка не зменшувала ціну нижче прийнятного рівня.

Опція «Дисконтний клуб» додає накопичувальну систему, у якій знижка змінюється після досягнення визначеної суми покупок за встановленими правилами. Бонуси з обмеженим строком дії використовують, коли нараховані бонуси мають діяти лише до певної дати. Опція «Масові розсилки клієнтам» дає змогу додавати вибраних клієнтів зі складу сім’ї до SMS-, Viber- або email-розсилки. Перед відправленням потрібно перевіряти одержувачів: телефон і контактні канали зберігаються в картці клієнта, а не як окремий гарантований контакт кожної дитини.

Опція «Верифікація дисконтної картки через SMS» підтверджує вибір клієнта під час продажу або повернення кодом із повідомлення. Окреме підтвердження списання бонусів можна ввімкнути в налаштуваннях опції; за замовчуванням воно вимкнене. Верифікація знижує ризик використання чужої картки без відома її власника, але не заважає працівникові свідомо використовувати власний номер. Такі випадки потрібно додатково контролювати за звітами про знижки й операції персоналу.

Для продажу подарунка без вибору конкретної речі використовують опцію «Подарункові сертифікати». Сертифікат має власний штрихкод, продається через касу й обліковується в програмі.

Контроль працівників ґрунтується на правах і журналах операцій

У звіті «Аналіз використання знижок» керівник може відбирати продажі за працівником, центром обліку та типом знижки, а також перевіряти зміну відсотка й продажі нижче собівартості. Окремо варто реєструвати видалення товару з реалізації, щоб у журналі було видно, хто прибирав позиції з чека.

Для ролі продавця налаштовують лише потрібні повноваження: можливість змінювати знижку, бачити закупівельні ціни й націнку, оформлювати повернення, переглядати звіти та вводити штрихкоди вручну. Програма фіксує дії та обмежує доступ, а рішення щодо конкретного відхилення керівник приймає після перевірки документів і журналів.

Якщо винагорода працівника залежить від продажів, премій або інших показників, розрахунок можна вести через опцію «Зарплата та мотивація персоналу». Схему доплат визначає сам магазин; для дитячої ніші немає єдиної обов’язкової моделі мотивації.

Як передати розміри й кольори в інтернет-магазин

Для власного сайту використовують синхронізацію з інтернет-магазином, а для окремих майданчиків — спеціалізовані інтеграції з Prom.ua та Rozetka.ua. Готовий сайт, пов’язаний з обліком Торгсофт, доступний як окреме рішення «Торгсофт Онлайн Маркет».

Щоб розміри й кольори однієї моделі не вивантажувалися як незалежні товари, у правилі формування моделі вибирають характеристики, які визначають саму модель. Розмір і колір, якщо вони є її різновидами, з правила виключають. Після цього товари отримують спільний ідентифікатор моделі, а розмір і колір передаються окремими полями. На Prom.ua також потрібно підключити роботу з різновидами та налаштувати їх відображення в кабінеті майданчика.

Замовлення із сайту завантажуються до Торгсофт і обробляються у режимі торгівлі з випискою рахунка. Пошук клієнта за телефоном, автоматичне створення нової картки й оновлення контактних даних залежать від налаштувань об’єкта синхронізації. Завантаження замовлення ще не є продажем: історія покупок та складський рух змінюються після оформлення відповідних документів.

Для відправлень опція «Інтеграція з Новою поштою» створює та друкує ТТН з даних видаткового документа. Якщо магазин повинен фіскалізувати відповідну розрахункову операцію, можна використовувати «Програмний РРО» або сумісний апаратний РРО. Порядок формування чека залежить від способу оплати й фактичної схеми продажу, тому його потрібно налаштовувати під процеси конкретного магазину.

Для роздрібних і дрібногуртових продажів в одній базі опція «Політика гуртових цін» застосовує відповідний рівень ціни після досягнення заданої кількості товару в чеку.

Додаткові сценарії залежать від асортименту магазину

Не кожному дитячому магазину потрібні всі спеціальні режими. Їх підключають лише для фактичних процесів:

• «Облік гарантійних товарів за серійними номерами» використовують для електромобілів, радіонянь, електронних іграшок та іншого товару з індивідуальними серійними номерами. У суворому режимі програма перевіряє наявність номера на складі під час приходу й продажу.

• «Прокат товарів» потрібен магазину, який фактично здає в оренду костюми, ваги для немовлят, ігрові комплекси або інші речі. У програмі фіксують строк, оплату, заставу, клієнта, відповідального працівника й повернення товару.

• Набори для новонароджених можна вести як комплекти. Спочатку працівник створює склад комплекту та збирає потрібну кількість: складові переходять у зібраний товар. Після цього продається готовий комплект. Розукомплектацію можна дозволити або заборонити та вимагати зазначення її причини.

• Для фасування вагового дитячого харчування й друку етикетки на вагах з чекодруком використовують опцію «Фасування та маркування вагового товару». Якщо конкретна модель ваг підтримує термін придатності, вона може розрахувати дату реалізації. «Інтеграція з вагами на касі» виконує інше завдання: передає вагу товару до продажу без ручного введення.

• Пакування подарунка, доставку або іншу просту послугу можна додати до переліку товарів і послуг без складського залишку.

Що налаштувати до початку роботи

Перед масовим внесенням асортименту варто зафіксувати основні правила обліку:

1. Побудувати єдине дерево видів товару й визначити обов’язкові характеристики для кожної групи.

2. Погодити правила назв, артикулів, розмірів, кольорів і сезонів.

3. Налаштувати шаблони етикеток і перевірити сканування штрихкодів на касі.

4. Визначити права продавця на ручне введення, знижки, повернення, інвентаризацію та звіти.

5. Встановити обмеження знижок для низькомаржинальних груп до запуску програми лояльності.

6. Налаштувати правило моделі та поля різновидів до першого вивантаження на сайт або маркетплейс.

7. Зіставити потрібні процеси з ліцензією та додатковими опціями. Актуальні відмінності наведені у порівнянні Торгсофт-Старт і Торгсофт-Ультра.

Для перевірки власного сценарію до купівлі можна встановити демоверсію Торгсофт і підключити потрібні опції на період тестування. Онлайн-демо призначене для ознайомлення та має функціональні обмеження, тому для роботи з власною тестовою базою, обладнанням і повним набором налаштувань потрібна інсталяційна версія. Після перевірки процесів конфігурацію програми, ліцензії та обладнання можна уточнити на сторінці програми для дитячого магазину.