Подарункові сертифікати та бонуси: як уникнути подвійного нарахування та збитків

Роздрібна торгівля активно використовує інструменти лояльності — подарункові сертифікати та бонусні системи, які допомагають утримувати клієнтів, стимулювати повторні візити та збільшувати середній чек. 

Проте під час впровадження цих інструментів підприємці часто стикаються з питаннями налаштування обліку, щоб уникнути фінансових втрат та плутанини в касі. 

Найчастіше підприємці ставлять фахівцям такі питання: як правильно налаштувати одночасну дію персональних знижок та сертифікатів, чому клієнту нараховуються бонуси й за купівлю сертифіката, і за подальше його використання, як зробити так, щоб знижка до дня народження діяла лише на суму доплати, та як уникнути нарахування заробітної плати продавцю за ту частину чека, яка фактично була оплачена віртуальними бонусами.

Нижче наведено вичерпний посібник з правильного налаштування програми Торгсофт, що допоможе вам захистити свій прибуток.

1. Вибір правильного типу подарункового сертифіката

Програма Торгсофт дозволяє працювати з подарунковими сертифікатами у трьох режимах: «як з грошима», «як з товаром» та «як з відкладеною знижкою». Правильний вибір режиму є критично важливим для фіскалізації та бонусного обліку:

• Як з товаром. При продажу такого сертифіката створюється реальна реалізація, кінцева ціна якої формується з урахуванням поточних акцій та клієнтських знижок. Сума товарів, оплачених таким сертифікатом, не враховується в сумі для розрахунку знижки при його використанні, але купівля самого сертифіката — враховується.

• Як з відкладеною знижкою. Цей режим настійно рекомендується при використанні програмного РРО (ПРРО). У цьому випадку при застосуванні сертифіката на товари в реалізації накладається знижка, що дорівнює номіналу сертифіката. Фіскальний чек друкується лише на ту суму, яку клієнт реально доплачує готівкою чи карткою, що унеможливлює розбіжності з податковою.

2. Як уникнути подвійного нарахування бонусів

Часта проблема виникає, коли подарунковий сертифікат продається як товар. Бонусному клієнту відбувається нарахування бонусів за купівлю сертифіката. Якщо пізніше цей самий клієнт купує товар і розраховується цим сертифікатом, система не повинна нараховувати йому бонуси від повної вартості нового товару.

У програмі Торгсофт закладено алгоритм: при використанні подарункового сертифіката (як з товаром), бонуси клієнту за поточною реалізацією нараховуються не від повної суми чека, а лише від реально заплаченої клієнтом суми (суми доплати без урахування сертифіката). Це усуває задвоєння бонусів і захищає вас від необґрунтованої роздачі віртуальних грошей.

Крім того, при оплаті товарів бонусами, у налаштуваннях типу дисконтної картки можна активувати умову «У реалізації обов'язкова наявність товару без оплати бонусами». Це означає, що для застосування бонусів у чеку має бути хоча б одна позиція, за яку клієнт платить реальними грошима.

3. Захист від «нашарування» знижок та сертифікатів

Ще один ризик збитків — коли клієнт має високу персональну знижку (або знижку до Дня народження) і одночасно застосовує сертифікат.

 Приклад проблеми:

Товар коштує 1000 грн. Клієнт має сертифікат на 500 грн і знижку 50%. Якщо знижка застосується до початкової суми (1000 - 50% = 500 грн), а потім клієнт дасть сертифікат на 500 грн, магазин не отримає жодної копійки.

 Рішення:

В пункті меню Налаштування - Параметри - Додаткові функції - Подарункові сертифікати власник може вказати, які саме знижки (фіксована, накопичувальна чи до Дня народження) не поширюються на суму, оплачену сертифікатом. Завдяки цьому правильний розрахунок буде таким: від 1000 грн віднімається сума сертифіката (500 грн), і лише на залишок (500 грн) застосовується клієнтська знижка 50%. До оплати клієнту залишиться 250 грн.

4. Контроль мінімальної ціни та обмеження знижок

Щоб магазин не продавав товари в мінус через надмірне накопичення бонусів чи акцій, необхідно налаштувати системні обмеження:

• Максимальна знижка на вид товару. Для товарів з малою націнкою (наприклад, 3-5%) клієнтська знижка в 10% зробить продаж збитковим. У картці «Вид товару» у полі «Максимальна знижка (%)» встановіть ліміт. Навіть якщо клієнт має 20% бонусів, програма не дозволить системі перевищити встановлений вами поріг для цієї категорії товару. Можна також вказати «0», тоді на цей вид товару взагалі не діятимуть знижки.

• Контроль продажу нижче собівартості. У налаштуваннях ролей для продавців (або в загальних параметрах) варто обрати дію «Запитати про продаж нижче собівартості» або заборонити такий продаж взагалі, продаючи за собівартістю + мінімальна товарна націнка. Це заблокує випадки, коли сума бонусів опускає ціну нижче закупівельної.

5. Як не платити зарплату продавцям за оплати бонусами

Якщо зарплата продавців розраховується як відсоток від виторгу, важливо не платити їм двічі: перший раз — коли клієнт купив товар і отримав бонуси, а другий раз — коли клієнт прийшов і розрахувався цими віртуальними бонусами.

Для цього в модулі «Розрахунок зарплати - Налаштування - Торгова точка» обов'язково увімкніть перемикач «Віднімати бонуси, які були нараховані клієнту». Завдяки цьому в план продажів продавця (фактичний виторг) потрапить лише та сума, яка реально надійшла в касу живими грошима, а сума, покрита бонусами, буде віднята.

Підсумок: чек-лист для власника

1. Продавайте сертифікати «як з відкладеною знижкою», якщо використовуєте фіскальні реєстратори (ПРРО), щоб уникати помилок у податкових звітах.

2. Налаштуйте параметри сертифікатів так, щоб клієнтська знижка діяла лише на суму доплати.

3. Обов'язково встановіть максимальний відсоток знижки для високоліквідних товарів та товарів з низькою маржинальністю.

4. Активуйте функцію «Віднімати бонуси» при розрахунку заробітної плати, щоб платити відсотки продавцям лише за реальні гроші в касі.