Яку програму обліку товару вибрати: 50 функцій для торгівлі

Об’єктивними критеріями для вибору програми обліку є кількість функцій + адаптованість під вид бізнесу + ціна.

На початку ведення обліку підприємці зазвичай намагаються штучно применшити свої потреби. Ми часто чуємо фразу «Мені лиш вести облік складу і продажі». Але насправді для того, щоб вибрати найкращу програму обліку, потрібно врахувати не лише нагальні завдання, які треба закрити, але й де ця програма буде використовуватись, за яких умов, хто буде нею користуватись, коли й звідки.

Вибір правильної програми обліку для вашого бізнесу може здатися складним завданням, але це ключовий крок у забезпеченні ефективного управління та контролю. Один з варіантів, який варто розглянути, – це програма Торгсофт, розроблена для обліку у торгівлі, на виробництві та у сфері послуг.

Можливості програми обліку: що потрібно для автоматизації торгівлі?

Вибір програми обліку для вашого бізнесу — це не просто вибір між красивим інтерфейсом та великою кількістю кнопок. Це вибір між безсонними ночами та здоровим сном, між хаосом та спокоєм, між втратою бізнесу та повним контролем над ним.

Якщо ви на спрощеній системі обліку, то вам, можливо, і не треба лізти в нюанси дебетів та кредитів. Але це не означає, що можна обходитися старим зошитом або таблицею в Excel. 

Сучасна торгівля вимагає швидких рішень і точних даних. І тут вам потрібна програма обліку.

Вона повинна бути як швейцарський ніж: багатофункціональною, надійною та завжди під рукою. Ваша програма повинна вміти все: від обліку кожної копійки та кожного товару до аналізу прибутковості та маркетингових інструментів. Вона має бути вашим особистим фінансовим аналітиком, що дозволить не просто вести облік, а керувати бізнесом.

Ключові функції при виборі програми обліку

✔️ Управління складськими запасами, штрихкодування товару, включно з прийманням, зберіганням, резервуванням та переміщенням товарів.

✔️ Автоматизація продажів і обслуговування клієнтів: швидке і точне оформлення продажів, повернень, робота з клієнтськими системами лояльності та знижками.

✔️ Фінансовий облік і звітність: отримання детальних звітів з продажу, реєстрація фіскальних продажів, облік валового доходу, прибутків та супутніх витрат для оптимізації бізнес-процесів.

✔️ Інтеграція з РРО та банківськими терміналами для швидкого і зручного проведення платежів.

✔️ Управління персоналом: облік робочого часу, продуктивності співробітників, а також їхній внесок у продажі. Облік зарплати, система мотивації: автоматичний розрахунок надбавок, премій.

✔️ Планування закупівель та управління товарними запасами: автоматизація процесу замовлення товарів на основі аналізу поточних запасів і продажів, що допомагає уникнути надлишків і дефіциту товару.

✔️ Маркетинг у торгівлі: управління дисконтними програмами, організація акцій та спецпропозицій, що допомагає підтримувати лояльність клієнтів та залучати нових покупців, сприяє збільшенню продажів та популярності товарів

✔️ Аналітика та ухвалення рішень: збір та аналіз даних для обґрунтування стратегічних рішень, наприклад, щодо асортименту, ціноутворення та маркетингових кампаній.

✔️ Інтеграція з бізнес-системами — маркетплейсами, поштовими службами, клієнт-банкінгом, сервісами масових розсилок, бухгалтерськими додатками тощо.

✔️ Мобільність і доступність: віддалений доступ до системи для управління бізнесом у будь-якому місці та в будь-який час.

Всі ці функції є в Торгсофт

Специфіка торгівлі: як вибрати програму для свого бізнесу?

Окрім класичних функцій обліку, обрана вами програма має враховувати потреби специфічних бізнес-процесів — виробництва, обліку відрізів, рулонів, комплектів, розукомплектованого та вагового товару тощо.

Специфічні функції при виборі програми обліку

• Виробництво: облік матеріалів та готової продукції для автоматизації технологічних процесів, витрат на виробництво, робочого часу працівників.
• Облік гарантійного товару за серійними номерами, щоб вести облік не лише за штрихкодами, але й за серійними номерами, відстежувати гарантійні терміни.
• Політика гуртових цін для автоматичного розрахунку гуртових цін залежно від кількості придбаного товару, індивідуальної знижки для оптових клієнтів.
• Облік мір і ваг для ювелірних виробів для обліку та створення системи вимірювань з коефіцієнтами перерахунку для ювелірних товарів.
• Метричні характеристики товару: калькулятор плиток для підприємців, що продають товари, вимірювані у квадратних та погонних метрах.
• Прокат товарів, включаючи облік оренди інвентарю та обладнання, договорів прокату.
• Ремонт та гарантійне обслуговування товару, робота з постачальниками для автоматизації майстерні по ремонту товарів.

Всі ці функції є в Торгсофт

Торгсофт — універсальна програма обліку, яку можна впровадити за 1 день, освоїти навіть непідготовленому користувачу. З огляду на те, що Торгсофт створювався за побажаннями користувачів, він підходить для більш ніж 120 видів бізнесу. 

Інтернет-торгівля: яку облікову програму вибрати для інтернет-магазину?

Управління інтернет-магазином без надійної програми обліку — це як спроба зібрати пазл у темряві. Ви не знаєте, куди веде наступний крок.

Перше і найважливіше — інвентаризація. Потрібно знати, що є на складі, що наразі у тренді, а що залишається непроданим. Правильна програма обліку дає вам чітке уявлення про ваші запаси, дозволить оптимізувати закупівлі та уникнути перевантаження складу непопулярними товарами.

Друге — актуальні дані про ціни та характеристики товару на сайті. Завдання програми для інтернет-магазину мінімізувати ручну рутинну роботу, тобто обмін інформацією з сайтом має відбуватись автоматично, за розкладом, без участі людини.

Третє — замовлення. Ваші клієнти очікують швидкого та точного виконання своїх замовлень. Програма обліку відстежує кожен етап процесу, від моменту покупки до доставки, забезпечує контроль всього процесу.

Четверте — аналітика. Інтернет-торгівля — це не тільки продаж, це й збір даних. Кожен клік, кожен перегляд товару — це інформація, яка може бути використана для вдосконалення вашого бізнесу. Програма обліку аналізує ці дані, допомагає зрозуміти поведінку клієнтів та оптимізувати ваш асортимент.

П’яте — маркетинг, робота з клієнтами та допродажі. Інформацію про клієнтів та їх покупки програма має записати, систематизувати та зберігати. Після чого, також за допомогою програми обліку, можна робити групування клієнтської бази за інтересами, зробити масові розсилки, фіксувати кожен контакт із замовником.

Функції програми обліку для інтернет-магазину

• Синхронізація з інтернет-магазином дозволяє об’єднати облікову систему з інтернет-магазином; забезпечує оновлення даних в реальному часі, облік замовлень, продажів та відвантажень в єдиній системі.
• CRM-система дозволяє вести базу клієнтів — детальний облік інформації про покупців, їх замовлення та взаємодію з магазином, аналіз  історії покупок та поведінки клієнтів, що допомагає планувати маркетингові кампанії та підвищувати лояльність.
• Інтеграція з Prom та Rozetka автоматично синхронізує  інформацію про товари та замовлення, забезпечує ефективне управління запасами та ціноутворенням.
• Масова розсилка Viber, SMS та e-mail дозволяє проводити масові рекламні або персоналізовані інформативні розсилки по базі клієнтів, сповіщає про статус доставки повідомлень та фіксує кожен контакт з клієнтом.
• Синхронізація з Новою Поштою та Укрпоштою формує ТТН для відправки, додає інформацію про клієнтів. І все це не виходячи із магазину чи офісу.
• Банківські виписки за рахунками Приват24 та Monobank дозволяє передати перевірку робочих рахунків та імпорт банківських виписок безпосередньо в програму обліку. Без зайвих дзвінків, підтверджень та передачі доступу до клієнт-банкінгу.

Всі ці функції є в Торгсофт

Окрім цього в Торгсофт є опція «Онлайн Маркет» — можливість створити інтернет-магазин за 1 день, з повною інтеграцією з обліковою системою.

Торгсофт Онлайн Маркет (ТОМ) — це сучасна платформа для створення інтернет-магазину, яка повністю інтегрується з програмою обліку Торгсофт і дозволяє підприємцям продавати товари онлайн одразу після запуску сайту. Якщо у вас вже заведена база товарів у Торгсофт, підключення ТОМ відбувається за один день і не потребує зайвих зусиль: каталог автоматично синхронізується з вашим інтернет-магазином, а всі дані оновлюються синхронно. 

На відміну від окремих сайтів на конструкторах, ТОМ — це частина єдиної екосистеми Торгсофт, створеної спеціально для автоматизації торгівлі, що робить запуск онлайн-продажів швидким, зручним і вигідним.

Дотримання законодавства: пРРО, фіскальні продажі та український ліцензійний продукт

У торгівлі, де кожне замовлення і кожен продаж під прицілом законодавства, програма обліку з функціями пРРО та фіскальних продажів – це не лише обов'язок перед законом. Це ваша безпека.

Перше, що потрібно розуміти: невідповідність законодавчим вимогам може призвести не лише штрафів, а коштувати репутації. У електронній комерції цінується прозорість. Таким чином, програма обліку, яка гарантує дотримання фіскальних норм, виступає як інструмент зміцнення довіри між вами й вашими клієнтами.

Друге, на що варто звернути увагу: програма повинна бути не лише ефективною, але й інтуїтивно зрозумілою. Вона має допомагати, а не створювати нові перешкоди. Облік повинен бути легким, щоб ви могли зосередитися на розвитку бізнесу, а не на нескінченних спробах зрозуміти складні фіскальні процедури.

І нарешті, важливо пам'ятати, що програма обліку має розвиватися разом з вашим бізнесом та законодавством. Переконайтеся, що обрана вами програма — ліцензійний продукт, що регулярно оновлюється, щоб відповідати всім змінам у законодавстві.

Що має бути в програмі обліку для дотримання законодавства?

 Програмний РРО, що дозволяє продавати фіскальний товар з інтернетом та без, друкувати та надсилати електронні чеки, аналізувати продажі фіскального товару, продавати фіскальні товари зі смартфону та на торгових точках з нестабільним інтернетом.

 Інтеграція з банківським терміналом дозволяє під'єднати банківські термінали для зручності платежів, автоматично передавати суми до сплати з програми обліку у термінал, та реквізити термінала —  у фіскальний чек пРРО.

Перевагою для програми буде робота зі підакцизним товаром, ПДВ, УКТЗЕД тощо.

 Декларація акцизного податку, що автоматизує процес створення та подання звітів про акцизні товари, спрощує процедуру обліку акцизних товарів, автоматично генеруючи декларації на основі продажів.

 Робота з ПДВ для створення та друку податкових накладних при реалізації товару, вибору відповідальної особи при складанні накладної; експорту податкових накладних для інтеграції з бухгалтерськими програмами, наприклад, M.E.Doc; обліку всіх виписаних податкових накладних для подальшого друку чи відправки. Облік ПДВ має автоматично додавати ПДВ до закупівельної ціни товару. При внесенні на прихід, користувач вводить закупівельну ціну без ПДВ, а програма сама додає ПДВ та показує нову закупівельну вартість з урахуванням ПДВ. Роздрібна вартість товару розраховується з урахуванням націнки від закупівельної вартості вже з ПДВ.

 УКТЗЕД для обліку та прив’язки кодів українського класифікатора товарів зовнішньоекономічної діяльності. Підприємцям, які займаються міжнародною торгівлею, особливо імпортом або експортом товарів, необхідно відображати УКТ ЗЕД код у чеку для забезпечення точності митного та податкового обліку. Це дозволяє визначити точні митні ставки та податкові зобов'язання, пов'язані з кожним товаром. Відображення УКТ ЗЕД кодів на чеках також спрощує процес аудиту та дозволяє покупцям використовувати цю інформацію для бухгалтерського обліку.

 Облік товарних запасів потрібен ФОПам на загальній системі оподаткування, підприємцям 3 групи на єдиному податку з ПДВ, а також тим, хто продає складні побутові прилади, ліки та ювелірні вироби. Він формує звіт про всі первинні документи закупівлі товару, включаючи реквізити, загальну вартість товарів та іншу необхідну інформацію.

Всі ці функції є в Торгсофт

Робота з торговельним обладнанням

Важливо, щоб програма була сумісна з торговельним обладнанням, що прискорює роботу в магазині.

Яке торговельне обладнання вибрати для програми обліку?

• Сканери штрих-кодів: дротові — для роботи на касі, бездротові — для сканування на відстані до 70 метрів.
• Принтер етикеток для друку штрихкодів та інформації на етикетках.
• Принтер чеків для друку нефіскальних та фіскальних (якщо є пРРО) чеків на касі.
• Фіскальний реєстратор для фіксації фіскальних продажів, друку фіскальних чеків.
• Електронні ваги для швидкого зважування вагового товару під час продажів, друку етикеток на вагах — фасування вагових товарів та їх маркування штрихкодами.
• Термінал збору даних для обліку товарів на складі та під час виїзної торгівлі. Мобільний додаток, як альтернатива термінала збору даних для обліку через смартфон.
• Лічильник відвідувачів для відстеження кількості відвідувачів у магазині та аналізу конверсії.

Торговельне обладнання сумісне з Торгсофт. 

Актуальний перелік моделей касового обладнання, що підходить для роботи з Торгсофт, є в інтернет-магазині store.torgsoft.ua

Технічні вимоги: де і звідки потрібна програма?

Вибір програми обліку для вашого бізнесу значною мірою залежить від технічних вимог та умов, в яких вона буде використовуватися.

Технічні нюанси, на які варто звернути увагу, при виборі програми обліку

 Місце використання: для стаціонарних торговельних точок потрібна програма, яка буде працювати на комп’ютері, ноутбуці або POS терміналі та інтегруватися з обладнанням, як-от принтери чеків, сканери штрих-кодів, ваги тощо. Якщо ви ведете торгівлю на виїздах, на ринку, де не можна поставити комп’ютер, програма має працювати на планшеті чи смартфоні.

 Онлайн та офлайн режими: важливо, щоб програма могла працювати як з інтернетом, так і без, з подальшою синхронізацією даних, коли з'явиться інтернет-з'єднання.

 Сумісність з операційними системами: обрана програма має працювати як мінімум на Windows, оскільки саме ця операційна система найбільш поширена, інтуїтивно зрозуміла користувачам та підтримує роботу з великою кількістю моделей торговельного обладнання.

 Масштабованість: програма має відповідати зростаючим потребам вашого бізнесу. Це стосується як кількості товарів у базі, об'єму транзакцій, так і кількості кас, магазинів тощо.

 Інтеграція з іншими системами: якщо програма працює з Rozetka, Prom.ua, Нова пошта, Viber, Monobank, Програмний РРО, Приват24, Google Drive, MEDoc, Укрпошта, Арт-Звіт, Binotel, Хорошоп, Turbosms, АльфаSMS, сервіси Google Analytics, Google Ads, Google Search Console і Google Shopping — це стане безумовною перевагою для розширення можливостей вашого бізнесу.

Всі ці можливості є в Торгсофт

✅ Для будь-якого виду бізнесу: магазинів, сфери послуг, складів, виробництва, інтернет-торгівлі. Для ∞ робочих місць.

✅ Для магазинів та виїзної торгівлі.

✅ Для ОС Windows, з додатком для Android та iOS.

✅ Інтеграції з сервісами для бізнесу.

✅ Робота через інтернетом та без, з нестабільним зв’язком на торговій точці за допомогою Торгсофт-Гібрид.

✅ Інструменти безпеки для бізнесу: автоматична архівація в хмару та видалення інформації про попередні результати торгівлі.

Ціна: як вартість впливає на вибір програми обліку?

Ціна часто є індикатором якості програми. Чим більше грошей підприємець інвестує в програму, тим активніше він її впроваджує та використовує. Недорогі або безкоштовні програми можуть здатися привабливими, але часто вони обмежені у функціональності. 

Поставте собі питання: "Чи покриває ця програма всі потреби мого бізнесу?"

На що звернути увагу перед покупкою програми обліку?

 Відкритість та прозорість: наявність цін та умов на сайті вказує на те, що компанія пропонує вам співпрацю, засновану на чесності та довірі. Це є ознакою того, що мета - не заполучити ваш номер телефону та вмовити на покупку. Ви приймаєте рішення, спираючись на публічну інформацію, заздалегідь і без тиску.

 Демоверсія: можливість самостійно встановити програму обліку, ознайомитися з нею, протестувати, і ввести дані є запорукою того, що ви зробите обдуманий вибір, а не придбаєте неперевірений продукт.

 Різні варіанти оплат: викуп, оренда, розстрочка, рекурентні платежі — коли компанія може запропонувати вам вибір, це говорить про гнучкість та лояльність до клієнтів.

 Консультації та впровадження: зверніть увагу на те, чи є можливість звернутися за допомогою до спеціалістів з автоматизації, чи надають вичерпну інформацію перед покупкою, чи допомагають у виборі конфігурації системи та чи радять як краще вести облік. Насправді такі послуги є неоціненною частиною програми обліку.

 База даних - ваша власність. Хмарні системи надають інструмент збереження та обробки даних, але якщо ви на якийсь час припиняєте користуватись хмарним сервісом, то ваші дані можуть бути або відключені або видалені. Важливо, щоб накопичений досвід обліку та інформація у базі даних була у вашій власності.

Все це є в компанії Торгсофт

✅ Усі ціни на сайті

✅ Консультації та допомога з впровадження: підбір комплекту програми та обладнання, допомога зі встановленням та початком ведення обліку.

✅ Безплатна демоверсія на 30 днів. 

✅ База даних належить власнику ліцензії.

✅ Можливість придбати програму в розстрочку, в оренду, як сервіс або повністю викупити ліцензію.

Підтримка: впровадження, навчання та оновлення

Програма має бути зрозумілою. Якщо для її освоєння потрібно більше часу, ніж на вивчення китайської мови, то щось тут не так. Вона повинна бути зрозумілою кожному вашому співробітнику з першого дня роботи.

Фактори техпідтримки та оновлень при виборі програми обліку

Підтримка програми обліку — це суттєвий нюанс, який може визначити, чи  інтегруєте ви програму обліку у ваш бізнес.

• Впровадження. Чи пропонує виробник допомогу в налаштуванні програми? Важливо, щоб впровадження було швидким і безболісним, щоб ви могли одразу почати працювати.

• Навчання. Чи є доступні ресурси для навчання? Проста у використанні програма з ефективними навчальними матеріалами може значно скоротити час на адаптацію.

• Оновлення. Регулярні оновлення забезпечують, що програма відповідає сучасним вимогам і постійно доопрацьовується.

• Технічна підтримка.Чи легко отримати допомогу, коли це необхідно? Ефективна техпідтримка може бути вирішальною у критичних ситуаціях.

Все це є в Торгсофт

✅ Понад 250 відеоуроків та близько 100 подкастів

✅ Вичерпна інструкція користувача по кожному режиму

✅ Курс управлінського обліку із 4-х модулів

✅ Торгсофт - готове рішення: почати вести облік можна одразу після встановлення програми.

✅ Доопрацювання за вашими побажаннями

✅ Регулярні оновлення облікової системи

✅ Щоденна технічна підтримка телефоном, у вайбер та телеграм

На завершення, пам'ятайте: хороша програма обліку — це не розкіш, а необхідність. Вибираючи її, ви не просто купуєте програму. Ви інвестуєте в спокій та впевненість у завтрашньому дні вашого бізнесу. Так що вибирайте розумно.

+38 (067) 558 37 84

info@torgsoft.ua

@torgsoft_sale

---