Як вести облік у магазині взуття: розміри, сезон, повернення та інвентаризація

У взуттєвому магазині на вітрині стоїть один зразок моделі, а всі пари лежать у коробках на складі. Одна модель існує в десяти-дванадцяти розмірах і кількох кольорах, і покупець приходить саме за своїм розміром. Через це облік взуття будується навколо простого правила: одиницею продажу є конкретний розмір конкретного кольору, а одиницею закупівлі та аналізу залишається модель. Якщо ці два рівні змішати, власник перестає розуміти, що саме в нього лежить на складі.

Далі розібрано весь цикл роботи магазину взуття: як товарознавець приймає розмірний ряд, що бачить продавець на касі, як магазин обробляє повернення й сезонну гарантію, як провести переоблік тисяч коробок і як керівник вирішує, що робити із залишками наприкінці сезону. Для кожного етапу показано, які дані фіксує Торгсофт і що по цих даних перевіряє власник.

Одиниця обліку у взутті — конкретний розмір конкретної моделі

Товарознавець задає для виду товару ознаку розмірного ряду, і після цього кожен розмір моделі отримує власну картку із власним залишком. Продаж 38-го розміру списує зі складу саме 38-й і не чіпає 39-й. Артикул при цьому об’єднує весь ряд в одну модель, тому у звітах керівник дивиться на модель цілком, коли планує дозамовлення.

Крім розміру, у картці товару працюють характеристики, які у взутті визначають і закупівлю, і викладку: артикул, колір, сезон, стать, матеріал, виробник і колекція. Ці самі поля Торгсофт пропонує як фільтри в аналітичних режимах, тому власник може подивитися продажі окремо по жіночих черевиках весняно-осіннього асортименту з конкретної колекції.

Довідник сезонів веде адміністратор або товарознавець. Кожен сезон має стан «Діє» або «Виведений з дії», і другий стан прибирає старі сезони зі списків вибору, залишаючи їх у попередніх документах. Без цього довідника через три роки роботи список сезонів у картці товару стає нечитабельним.

Частину додаткових полів картки товару, серед них «Вік», «Упаковка» та габарити упаковки, Торгсофт показує лише після активації опції Синхронізація з інтернет-магазином та вмикання налаштування «Використовувати додаткові характеристики товару». Це варто врахувати заздалегідь, якщо магазин планує вивантажувати картки на сайт із повним описом.

Прихід розмірним рядом, штрихкоди та етикетки

Розмірний ряд у Торгсофт прив’язується до виробника. Коли товарознавець оприбутковує нову партію, програма підставляє потрібний ряд, і залишається ввести кількість по кожному розміру або одну кількість на всі розміри одразу. Якщо в поставці прийшов один розмір, товарознавець вносить його окремо. Готовий ряд можна вибрати зі створених раніше або дописати до нього розмір прямо у формі.

Далі виникає питання штрихкодів. У взутті виробник часто друкує однаковий код на всю ростівку, і сканер на касі не відрізняє 37-й розмір від 41-го. Торгсофт закриває це налаштуванням «Генерувати власний штрих-код товару (EAN13), якщо формат штрих-коду виробника відмінний від EAN13». Програма формує власний штрихкод із префіксом 29, і кожен розмір отримує окремий код. Ще одне налаштування, «На етикетках друкувати тільки власні штрих-коди», лишає заводський код там, де він коректний, і друкує власний тільки для товару без придатного коду виробника.

Принтер етикеток друкує цінник із розміром. Це прикладна деталь, яка економить час продавця: коробки лежать стопками торцями назовні, і розмір на етикетці має читатися без діставання коробки з полиці. Шаблон етикетки налаштовує адміністратор, і в нього виводяться потрібні характеристики, включно з розміром і відсотком знижки.

Фото товарознавець прикріплює до моделі, і воно відображається для всіх розмірів цього артикула. Знімати кожну пару окремо не потрібно. Якщо магазин знімає товар прямо на робочому місці, для цього є опція Фотографування товару за допомогою вебкамери. Вона ліцензується на кожне робоче місце й не працює в термінальній версії, тому мережі із термінальним сервером фотографують товар іншим способом.

Продаж: сканування коробки, пошук розміру, фіскальний чек

На касі продавець сканує штрихкод з коробки, і Торгсофт додає в реалізацію саме той розмір, який лежить у цій коробці. Тут закладено основний захист від пересортиці. Коли продавець обирає товар зі списку вручну, він може взяти позицію тієї самої ціни й іншого розміру, і розбіжність спливе тільки на переобліку.

Другий інструмент цього ж рівня — налаштування «Що робити, якщо при продажу недостатньо товару на складі». Адміністратор обирає одну з дій: дозволити продаж у мінус, попередити продавця про нестачу, заборонити продаж у мінус, налаштувати правило окремо для кожного центру обліку або окремо для кожного виду товару. Заборона продажу в мінус означає, що продавець не проведе пару, якої немає в базі, і товарознавець буде змушений спершу перевірити залишок або оформити прихід.

Коли покупцю не підійшов вітринний зразок, продавець відкриває режим «Наявність розмірів моделі в торговій мережі» комбінацією Alt+W просто з форми реалізації. Він сканує штрихкод зразка, і програма показує центри обліку та кількість кожного розміру цієї моделі. Перед першим використанням адміністратор має відзначити потрібні центри обліку в пункті «Налаштування — Вибір центрів обліку», інакше вікно залишиться порожнім.

Для магазинів, на які поширюється обов’язок застосування РРО або ПРРО, продаж за готівку чи платіжною карткою потрібно проводити з урахуванням вимог Закону № 265/95-ВР. Опція Програмний РРО дозволяє продавцю фіскалізувати чек із того самого вікна реалізації та оформлювати фіскальне повернення. Опція ліцензується на кожен комп’ютер або пристрій незалежно від версії програми, тобто мережа рахує ліцензії за кількістю кас.

Опція Інтеграція з банківським терміналом передає суму чека на платіжний пристрій із програми. Касир не набирає суму на терміналі руками, і сума в чеку збігається із сумою, яку списав банк.

Повернення, обмін і сезонна гарантія

Повернення у взутті трапляються частіше, ніж у більшості роздрібних ніш, і поділяються на два різні випадки з різними правовими строками.

Перший випадок — обмін пари належної якості, яка не підійшла за розміром або кольором. Стаття 9 Закону «Про захист прав споживачів» дає покупцю на це чотирнадцять днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк. У Торгсофт цей строк задає адміністратор у полі «Максимальний термін повернення (днів)». За замовчуванням там стоїть 14, значення можна змінити, а нуль знімає обмеження взагалі.

Другий випадок — виробничий дефект, який покупець виявив під час носіння. Взуття належить до сезонних товарів, і за чинними правилами гарантійний строк відраховується від початку відповідного сезону: для зимового асортименту з 15 листопада, для весняно-осіннього з 15 березня та з 15 вересня, для літнього з 15 травня. Це випливає з частини 3 статті 7 Закону «Про захист прав споживачів» і сезонного переліку в постанові Кабінету Міністрів № 172 від 19.03.1994. Міжсезонний період у гарантійний строк не входить. Пара літніх босоніжок, куплена в лютому з гарантією 30 днів, перебуватиме на гарантії з 15 травня по 14 червня.

Ці дати рахує керівник або продавець за законом. Торгсофт зберігає дату продажу, модель, розмір і сезон товару, тому магазин має підставу для розрахунку, але сам строк сезонної гарантії програма не веде.

Технічно продавець оформлює повернення трьома способами.

1. За чеком: він сканує штрихкод чека, обирає у переліку потрібну пару й повертає гроші.
2. За вибором чека: відкриває перелік витрат і знаходить реалізацію вручну.
3. Без чека: сканує дисконтну картку покупця й обирає товар із переліку його реалізацій або сканує штрихкод самої пари й шукає реалізацію за нею.

Останній варіант закриває поширену ситуацію, коли покупець прийшов без чека, але з карткою.

Якщо магазин пов’язує реалізацію з продавцем, повернення також потрапляє до конкретного продавця. Це впливає на розрахунок його винагороди, і власник бачить, у кого частка повернень вища за середню по мережі.

Інвентаризація, яку можна проводити частинами

Повний перерахунок взуттєвого магазину із зупинкою продажів займає день або два. Тому магазини рахують товар частинами: за видами товару, виробниками, постачальниками або стелажами.

Товарознавець відкриває «Склад — Стан складу», фільтрує потрібну групу товару, виділяє її та додає у відомість інвентаризації. Під час створення відомості він обирає режим блокування. «Блокувати товар при додаванні в відомість» підходить, коли магазин закривається на переоблік: товар одразу стає недоступним для продажу. «Блокувати товар після першого сканування» призначений для роботи під час торгівлі: товар блокується після першого фактичного сканування, а не в момент створення всієї відомості.

Рахувати товар працівник може трьома способами: сканером із внесенням результату одразу в програму, вручну за роздрукованою відомістю або терміналом збору даних із подальшим завантаженням файлу у відомість.

Окремо налаштовуються права тих, хто рахує. Налаштування «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем» у розділі «Доступ» приховує від продавця облікову кількість, забороняє друк документів із результатами й закриває оптову ціну. Налаштування «Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації» в розділі «Роль» робить те саме для конкретної ролі. Продавець вносить фактично перераховані коробки й не бачить, скільки має бути.

Після закриття відомості Торгсофт формує звіти про недостачу, надлишок і підсумок з урахуванням пересортиці. Керівник дивиться, за якими саме розмірами розійшлися дані, і перевіряє зміну, яка працювала з цим товаром.

Місце зберігання і швидкість обслуговування

Продавець витрачає найбільше часу на пошук коробки в складській зоні. Опція Місце зберігання товару дозволяє адміністратору створити перелік місць, наприклад стелажів і комірок, і закріпити за кожним товаром його адресу. Торгсофт підтримує два режими: одне місце зберігання на товар і кілька місць. Для взуттєвого магазину практичніший другий варіант, бо одна модель може стояти на вітрині, у складській зоні та в коробках сезонного зберігання. Продавець бачить адресу в програмі та йде за конкретною парою.

Для мережі це має ще один наслідок. Коли товарознавець друкує накладну внутрішнього переміщення з місцем зберігання в документі, комірник збирає товар послідовно по стелажах.

Сезон, неліквід і перерозподіл між точками

Взуття втрачає актуальність швидко. Пара, яку магазин не продав до кінця сезону, залишається на складі до наступного року, і власник платить за це замороженими грошима.

Щоб побачити картину вчасно, керівник відкриває «Аналіз — Центр управління асортиментом». Режим показує рух товару по центрах обліку у вигляді розмірів із кольоровим виділенням типу руху: прихід, реалізація, списання, внутрішнє переміщення. Керівник обирає центри обліку та період, фільтрує товар за сезоном, статтю, розмірністю, кольором або матеріалом і бачить, де модель стоїть без руху, а де розкуповується. Перетягуванням комірки він планує внутрішнє переміщення, а накладну створює окремою дією в цьому ж режимі.

Другий інструмент — акції. Адміністратор створює акцію із відсотком або сумою знижки, вказує товарну групу, період, вид торгівлі та центри обліку, у яких вона діє. Товарна група збирається за видом товару з уточненням по виробнику, сезону й постачальнику, тому знижку можна запустити точково на конкретну колекцію в конкретних магазинах. Окремо вмикається участь акційного товару в накопичувальній системі знижок і пріоритет акції над обмеженнями максимальної знижки.

Щоб ходові розміри не закінчувалися раніше за решту ряду, магазин задає пороги через опцію Мінімальні та максимальні залишки за складами. Мінімальні залишки налаштовуються однаково для всіх складів або окремо для кожного, що важливо для мережі з різними за розміром точками.

Взуття, зняте з продажу до наступного сезону, магазин пакує й відправляє на зберігання. Опція Сезонне пакування та зберігання товарів дозволяє вести облік такого товару в коробках, тому наступного року товарознавець знаходить потрібну партію без перебирання складу.

Закупівля наступного сезону

Наприкінці сезону власник вирішує, скільки і яких розмірів замовляти. Тут працює звіт «Аналіз — Рейтинг продаваності товарів»: він показує, які розміри магазин продав за обраний період і за обраним центром обліку, з урахуванням повернень.

Для взуття цей звіт важливий саме через різну логіку дорослого й дитячого асортименту. Якщо минулого літа добре продавався певний розмір сланців, у дорослому магазині цей розмір з високою ймовірністю буде ходовим і цього літа. У дитячому магазині логіка інша: діти тих самих клієнтів за рік виросли, тому замовляти потрібно на кілька розмірів більше.

Звіт «Аналіз реалізації за сезонами» додає до цього динаміку по сезонах: скільки магазин продав із минулої колекції та скільки з поточної. Опція Автоматичний розрахунок складських запасів допомагає розрахувати рекомендовані норми запасу з урахуванням продажів і строків поставки. Товарознавець використовує ці дані, коли готує замовлення постачальнику.

Прибуткові накладні від постачальників товарознавець може не набирати повністю вручну. Торгсофт підтримує імпорт переліку товарів з Excel, якщо постачальник передає накладні в електронному вигляді або магазин переносить початкові залишки з таблиці.

Продавці: хто продав пару і які дії видно керівнику

У взутті продавець-консультант бере активну участь у продажу, і його винагорода прив’язується до конкретних пар. Опція Зв’язування продажу кожного товару з продавцем дозволяє фіксувати автора кожного рядка чека. Адміністратор обирає спосіб реєстрації продавця в налаштуваннях: сканування бейджа перед кожною реалізацією, при вході в програму або перед кожним доданим товаром. Перший варіант підходить, коли на одному комп’ютері працює кілька продавців, другий — коли за продавцем закріплений його комп’ютер.

Опція Зарплата та мотивація персоналу рахує на цих даних ставку, відсоток від виторгу, премії за виконання плану та штрафи, і формує відомість. Керівник бачить розрахунок по кожному продавцю й може пояснити суму.

Права доступу адміністратор описує ролями. Роль визначає, чи бачить продавець закупівельні ціни, чи може змінювати дату реалізації, чи має доступ до чужих центрів обліку. Форма «Протокол дій користувачів» зберігає історію дій, тому будь-яку операцію керівник зіставляє з конкретним обліковим записом. Програма фіксує дії й обмежує доступ, а рішення щодо конкретного працівника ухвалює власник.

Клієнти, картки та повторні покупки

Взуття купують кілька разів на рік, тому база покупців для магазину має пряму цінність. Торгсофт зберігає контакти, історію покупок і накопичену суму, розраховує накопичувальну знижку та знижку до дня народження.

Пластикові дисконтні картки магазин замовляє партіями, і під кожну партію адміністратор створює діапазон штрихкодів. Опція Верифікація дисконтної картки через SMS дозволяє продавцю знайти покупця за номером телефону та підтвердити списання бонусів кодом, який приходить покупцеві. Це закриває дві ситуації одразу: покупець забув картку вдома, і сторонній намагається скористатися чужими накопиченнями.

Строгу клубну програму, у якій покупець отримує постійну знижку після накопичення певної суми за визначений період, магазин будує на опції Дисконтний клуб. Щоб покупці поверталися до початку наступного сезону, використовують опцію Бонуси з обмеженим строком дії.

Опція Подарункові сертифікати закриває окрему взуттєву ситуацію: людина хоче подарувати пару, але не знає розмір. Продавець на касі сканує штрихкод сертифіката, і Торгсофт перевіряє, чи був сертифікат оплачений і чи не використаний раніше.

Опція Масові розсилки клієнтам дозволяє маркетологу зробити вибірку з бази й надіслати повідомлення в SMS, Viber або на пошту. У взутті вибірка будується за фактом покупки: наприклад, батьки, які торік брали дитяче взуття 24-го розміру, отримують повідомлення про нову колекцію в 26-му.

Опція Облік відвідувачів збирає дані з лічильників ТК-01 і ТК-04 через обліковий запис на порталі GSM Counters. Власник порівнює кількість відвідувачів і кількість покупок, оцінює результат акції за трьома періодами та бачить години пікового навантаження, щоб скласти графік змін. Опція ліцензується з розрахунку одна на торгову точку.

Онлайн-канал: сайт, маркетплейси, доставка

Онлайн для взуттєвого магазину має свою складність. Покупець на сайті має бачити одну картку моделі з вибором розміру та кольору, а склад при цьому має списати конкретну пару.

Опція «Синхронізація з інтернет-магазином» передає товари, ціни та залишки на сайт і приймає замовлення назад у програму. Обмін відбувається за налаштованим розкладом або за ручним запуском, тому між продажем у залі та оновленням даних на сайті проходить час. Інтервал синхронізації задає адміністратор, і для магазину з високою оборотністю ходових розмірів його варто зробити коротшим.

Для маркетплейсів працюють окремі опції: Інтеграція з Rozetka.ua та Інтеграція з Prom.ua. Магазинам, які запускають власний сайт із нуля, підходить платформа Торгсофт Онлайн Маркет.

Відправлення менеджер оформлює з програми через опції Інтеграція з Новою поштою та Інтеграція з Укрпоштою. Накладна створюється з картки клієнта, і замовлення передається на відвантаження без переходу в кабінет перевізника.

Керівник контролює все це зі смартфона через опцію Мобільний додаток Торгсофт: продажі, залишки, наявність розмірів по точках і звіти. Опція ліцензується на кожен комп’ютер або пристрій незалежно від версії програми.

Гроші, банк і звітність

Опція Банківські виписки підвантажує виписки за обраними рахунками просто в Торгсофт. Бухгалтер або власник бачить надходження, створює платіжні доручення за витратами й розбирає нерозпізнані оплати, коли покупець переказав гроші без коректного призначення платежу.

Податкові накладні Торгсофт експортує у форматі, який приймає M.E.Doc. Це знімає повторне введення тих самих даних у бухгалтерську програму.

Для оцінки фінансового результату магазин використовує звіти програми: товарний прибуток по днях за період, порівняльний звіт по місяцях, звіт за підсумками за період, середню націнку на торгових точках і аналіз торгової виручки. Власник дивиться, які моделі дають прибуток, як знижки вплинули на націнку та який товар не рухається достатньо довго, щоб потрапити в наступну акцію.

Обладнання, з якого починається автоматизація

Мінімальний комплект взуттєвого магазину виглядає так:

• сканер штрихкодів — продаж пари, приймання поставки, переоблік;

• принтер етикеток — цінник із розміром на кожну коробку;

• принтер чеків — друк товарних чеків і службових документів, якщо це потрібно у процесі магазину;

• банківський термінал — оплата карткою, при підключенні опції сума передається з програми;

• термінал збору даних — переоблік великого складу без роздрукованих відомостей.

Фіскальний чек формує РРО або ПРРО. Програмний РРО працює на тому ж комп’ютері й окремого касового апарата не потребує. Магазини, які використовують класичний фіскальний реєстратор, підключають його через опцію Інтеграція з фіскальним реєстратором.

Що перевірити у своєму процесі

Якщо облік у магазині взуття вже ведеться, найшвидше окупається перевірка чотирьох речей.

1. Чи має кожен розмір власний штрихкод, чи магазин працює на заводському коді всієї ростівки.

2. Що вибрано в налаштуванні продажу в мінус і чи однакове це правило на всіх точках.

3. Який режим блокування використовує товарознавець під час часткового переобліку та чи приховано облікову кількість від тих, хто рахує.

4. Скільки моделей минулого сезону досі лежить на складі та чи бачив власник ці цифри до того, як замовив нову колекцію.

Перші три пункти закриваються налаштуваннями за один робочий сеанс. Четвертий вимагає регулярного перегляду руху товару по точках, і саме він визначає, скільки грошей магазин заморозить до наступного сезону.

Конфігурацію під конкретний магазин або мережу, перелік ліцензій і склад обладнання описано на сторінці програма для магазину взуття.