Интернет-магазин

Нас часто спрашивают: какую программу для отдела продаж используем мы?

Торгсофт, конечно :)

Торгсофт позволяет автоматизировать работу отдела продаж. Кроме того, наш отдел заказов использует функции программы Торгсофт для быстрого создания коммерческих предложений, счетов, отгрузки товаров и услуг, формирования ТТН, проведения оплат и отслеживания состояния заказов, фиксации факта общения с клиентами и сопряжение с IP телефонией.

Инструменты автоматизации отдела продаж в Торгсофт:

• Торговля с выпиской счета
• Синхронизация с интернет-магазином
• Cопряжение с Rozetka и Prom.ua
• CRM
• Синхронизация с Binotel
• Сопряжение с Новой Почтой, Укрпочтой
• Массовая рассылка
• Выписки по банковским счетам Приват24

Задачи автоматизации отдела продаж:

• Синхронизировать заказы с интернет-магазином и маркетплейсом
• Создавать коммерческие предложения и отправлять их на e-mail.
• Выписывать счета, и принимать оплаты.
• Проводить оплаты по счетам и связывать неопознанные оплаты со счетом.
• Отгружать товар и создавать расходные накладные.
• Проводить возврат товара.
• Резервировать товары на складе для дальнейшей отправки.
• Отслеживать состояние счета и этапы его обработки.
• Вносить дополнительные затраты счета.
• Вести базу клиентов.
• Фиксировать контакты, этапы сделок с клиентом и создавать напоминания связаться с заказчиком.
• Присваивать статус каждому заказу.
• Анализировать работу сотрудников отдела продаж.

Этапы оформления сделки в отделе продаж

Консультация клиента

Представим ситуацию. Менеджеры отдела продаж провели консультацию клиенту, помогли выбрать товар, предоставили особые условия. И, после продолжительной беседы, клиент просит наконец-то посчитать, во сколько ему обойдутся желаемые товары и услуги. Менеджер отдела продаж должен подготовить коммерческое предложение и создать счет очень быстро, поскольку клиенты, при наличии альтернатив, не будут ждать неторопливый сервис.

Коммерческое предложение - принятие решения о покупке

В программе менеджер отдела продаж может подготовить и отправить коммерческое предложение: внести валюту оплаты, имя клиента, процент скидки на товары и услуги. Также можно добавить в предложение необходимые клиенту товары и услуги под заказ, то есть товары, которых пока нет на складе.

Счет - желание купить товар

Клиент получил ваше предложение и готов его оплатить? Для этого переведите Коммерческое предложение в Счет. В настройках счета можно указать срок его действия, получателя, сотрудника, создавшего документ, валюту оплаты, выбрать посредника, если он принимал участие, выставить скидку счета.
В Торгсофт счет в считанные секунды будет отправлен клиенту по e-mail или в sms.

Расходная накладная - фиксация факта продажи товара

Оказали услугу или отправили товар? Создайте расходную накладную. Таким образом товары будут списаны со склада, а фактический доход повиляет на прибыль в программе Торгсофт.
Расходную накладную можно создать без оплаты, одновременно с получением денег или внести часть оплаты за заказ. Также в расходной накладной можно отменить оплату, провести возврат товара, оплатить покупку бонусами со счета клиента, а также напечатать ТТН Новой Почты или Укрпочты для отправки товаров.

Приём оплат

Благодаря функции Банковские выписки по счетам Приват24 не надо предоставлять менеджерам доступ к своему личному кабинету в Приват или быть всё время на связи и подтверждать оплаты. Оплаты будут загружаться в программу по тем счетам, которые вы укажете. А менеджеры уже смогут привязать оплату к заказу.

Работа с неопознанными платежами

Иногда так случается, что пришла оплата от неизвестного человека по неопределенному счету. Внесите такую оплату в Неопознанные оплаты. После получения информации о плательщике, менеджер с легкостью свяжете оплату с нужным счетом.

Резервирование товара за клиентом

Товары, которые должны быть отправлены в намеченные сроки, не могут быть списаны со склада или проданы другому человеку. Такие товары можно зарезервировать. Список таких товаров вы увидите во вкладке Резерв.

Вознаграждение менеджеров отдела продаж

В Торгсофт можно настроить автоматическое начисление процента от продаж менеджеру. Или же самостоятельно принимать решение о премировании с помощью функций Анализа в Торгсофт. Владелец бизнеса увидит, сколько счетов выписал тот или иной сотрудник, сколько и на какую сумму отгружено товаров и услуг, сколько использовано бонусов и какую выручку с продаж получил бизнес. Кстати, в меню Настройки – Пользователи можно ограничить доступ сотрудников к документам других менеджеров. Сотрудник не будет видеть счета другого менеджера и не сможет их отредактировать.

Особенности работы в отделе продаж

Работа с большим объемом информации

Часто сотрудники отдела продаж стараются не утруждаться и ведут записи о работе с клиентом в блокноте. Самые опасные те, кто пытается удержать всё в голове. Если менеджер ведет 2-3 заказа, то он еще помнит, что должен сделать. Но когда заказов становится больше - удержать всё в голове невозможно.
Назвать это надежным способом хранения информации нельзя: блокноты выкидываются, голову не делегируешь другому менеджеру :) Через две недели нюансы работы с заказчиком никто не вспомнит. А если менеджер уволился, в отпуске или заболел – то заказ и вовсе может сорваться.

Чтобы не потерять клиентов, не упустить важные детали сделки, рационально распределить время специалистов отдела продаж и позволить любому менеджеру вести любого клиента - необходимо фиксировать каждый контакт с клиентом, все обещания и нюансы заказа в программе Торгсофт.

Знайте своего клиента

Есть компании, которые любят, ценят и стремятся завязать с клиентом долгоиграющие доверительные отношения. Для этого в программе Торгсофт фиксируйте персональную информацию, которую вам предоставит клиент: его день рождения, дни рождения его детей, социальные сети, интересы и предпочтения. Сегментируя клиентов по интересам, можно делать целевые рассылки при удобном случае. Например, клиент уже купил у вас ноутбук, через некоторое время можно отправить ему предложение приобрести сопутствующее оборудование: мышку или внешний накопитель. Или если у ребенка клиента день рождения - отправьте ему предложения товаров, которые подойдут на подарок.

У нас есть клиент, который звонит своему любимому менеджеру и, перед обсуждением нюансов учета, беседуют о городе, в котором оба родились. Клиентоориентированный подход :)

Контроль работы с клиентами

Если вы захотите проконтролировать качество обслуживания, то вам надо точно знать:

• когда менеджер общался с клиентом;
• на какой стадии находится сделка;
• удалось ли выполнить заказ в полной мере.

Эту информацию вы найдете в программе Торгсофт и сможете делегировать контроль качества обслуживания колл-центру, например.

В свою очередь с Торгсофт руководитель бизнеса контролирует весь процесс, что позволит вовремя отреагировать на нюансы и не состыковки, проанализировать результаты торговли и оптимизировать нагрузку на сотрудников.

Защита базы клиентов от недобросовестных менеджеров

Если база клиентов хранится в блокноте или excel, то менеджеру не составит труда при увольнении прихватить ее с собой. В Торгсофт вы можете ограничить доступ к информации о клиентах, экспорт и печать данных.

В качестве превентивной меры обнаружения злоупотреблений менеджерами, внесите в базу клиентов несколько “фейковых” клиентов с вашими дополнительными номерами и e-mail. Если на них начнут поступать рассылки или звонки, значит с вашей базой работает нерадивый сотрудник. И вам не составит труда вычислить, кто именно.

---

Программа для автоматизации отдела продаж Торгсофт систематизирует работу отдела заказов, делает ее гибкой и клиентоориентированной: о клиенте никто не забудет, а важная информация будет надежно сохранена.
Это вызывает доверие со стороны клиентов. Если у вас легко, просто и быстро купить нужный товар, то зачем искать кого-то еще?