Інтернет-магазин

Нас часто запитують: яку програму для відділу продажів використовуємо ми?
Торгсофт, звичайно :)

Торгсофт дозволяє автоматизувати роботу відділу продажів. Крім того, наш відділ замовлень використовує функції програми Торгсофт для швидкого створення комерційних пропозицій, рахунків, відвантаження товарів та послуг, формування ТТН, проведення оплат та відстеження стану замовлень, фіксації факту спілкування з клієнтами та сполучення з IP телефонією.

Інструменти автоматизації відділу продажів в Торгсофт:

• Торгівля з випискою рахунку
• Синхронізація з інтернет-магазином
• Синхронізація з Rozetka та Prom.ua
• CRM
• Синхронізація з Binotel
• Сполучення з Новою Поштою, Укрпоштою
• Масове розсилання
• Виписки з банківських рахунків Приват24

Завдання автоматизації відділу продажів:

• Синхронізувати замовлення з інтернет-магазином та маркетплейсом
• Створювати комерційні пропозиції та надсилати їх на e-mail.
• Виписувати рахунки, та приймати оплати.
• Проводити оплати за рахунками та пов'язувати непізнані оплати з рахунком.
• Відвантажувати товар та створювати видаткові накладні.
• Проводити повернення товару.
• Резервувати товари на складі для подальшого посилання.
• Відстежувати стан рахунку та етапи його обробки.
• Вносити додаткові витрати рахунку.
• Вести базу клієнтів.
• Фіксувати контакти, етапи угод з клієнтом та створювати нагадування зв'язатися із замовником.
• Присвоювати статус кожному замовленню.
• Аналізувати роботу співробітників відділу продажів.

Етапи оформлення угоди у відділі продажів

Консультація клієнта

Уявімо ситуацію. Менеджери відділу продажів провели консультацію клієнту, допомогли обрати товари, надали особливі умови. Та, після тривалої бесіди, клієнт просить нарешті порахувати, у скільки йому обійдуться бажані товари та послуги. Менеджер відділу продажів повинен підготувати комерційну пропозицію та створити рахунок дуже швидко, оскільки клієнти, при наявності альтернатив, не чекатимуть неквапливий сервіс.

Комерційна пропозиція - прийняття рішення про покупку

У програмі менеджер відділу продажів може підготувати та надіслати комерційну пропозицію: внести валюту оплати, ім'я клієнта, відсоток знижки на товари та послуги. Також можна додати в пропозицію необхідні клієнту товари та послуги під замовлення, тобто товари, яких поки немає на складі.

Рахунок - бажання купити товар

Клієнт отримав вашу пропозицію та готовий її сплатити? Для цього переведіть Комерційну пропозицію у Рахунок. В налаштуваннях рахунку можна вказати термін його дії, одержувача, співробітника, який створив документ, валюту оплати, обрати посередника, якщо він брав участь, виставити знижку рахунку.
У Торгсофт рахунок у лічені секунди буде надіслано клієнтові по e-mail або в sms.

Видаткова накладна - фіксація факту продажу товару

Виконали послугу або надіслали товар? Створіть видаткову накладну. Таким чином товари будуть списані зі складу, а фактичний дохід вплине на прибуток у програмі Торгсофт.
Видаткову накладну можна створити без оплати, одночасно з отриманням грошей або внести частину оплати за замовлення. Також у видатковій накладній можна скасувати оплату, провести повернення товару, сплатити покупку бонусами з рахунку клієнта, а також надрукувати ТТН Нової Пошти або Укрпошти для відправки товарів.

Приймання оплат

Завдяки функції Банківські виписки по рахунках Приват24 не треба надавати менеджерам доступ до свого особистого кабінету в Приват або бути весь час на зв'язку та підтверджувати факт оплати. Оплати будуть завантажуватися у програму по тих розрахункових рахунках та картах, які ви вкажете в програмі Торгсофт. А менеджери зможуть прив’язати оплати до замовлення.

Робота з непізнаними платежами

Іноді так трапляється, що прийшла оплата від невідомої людини по невизначеному рахунку. Внесіть таку оплату у Непізнані платежі. Після отримання інформації про платника, менеджер з легкістю зв'яжете оплату з потрібним рахунком.

Резервування товару за клієнтом

Товари, які потрібно відправити у намічені терміни, не можуть бути списані зі складу або продані іншій людині. Такі товари можна зарезервувати. Список таких товарів ви побачите у вкладці Резерв.

Винагорода менеджерів відділу продажів

У Торгсофт можна налаштувати автоматичне нарахування відсотка від продажів менеджеру. Або ж самостійно приймати рішення про преміювання за допомогою функцій Аналізу в Торгсофт. Власник бізнесу побачить, скільки рахунків виписав той чи інший співробітник, скільки та на яку суму відвантажено товарів та послуг, скільки використано бонусів та який виторг з продажу отримав бізнес. До речі, в меню Налаштування - Користувачі можна обмежити доступ співробітників до документів інших менеджерів. Співробітник не бачитиме рахунків іншого менеджера та не зможе їх відредагувати.

Особливості роботи у відділі продажів

Робота з великим обсягом інформації

Часто співробітники відділу продажів намагаються не обтяжувати себе та ведуть записи про роботу з клієнтом у блокноті. Найнебезпечніші ті, хто намагається утримати все в голові. Якщо менеджер веде 2-3 замовлення, то він ще пам'ятає, що повинен зробити. Але коли замовлень стає більше - утримати все у голові неможливо.
Назвати це надійним способом зберігання інформації не можна: блокноти викидаються, голову не делегуєш іншому менеджеру. :) Через два тижні нюанси роботи з замовником ніхто не згадає. А якщо менеджер звільнився, у відпустці або захворів - то замовлення й зовсім може зірватися.

Щоб не втратити клієнтів, не упустити важливі деталі угоди, раціонально розподілити час фахівців відділу продажів та дозволити будь-якому менеджеру вести будь-якого клієнта - необхідно фіксувати кожен контакт з клієнтом, усі обіцянки та нюанси замовлення в програмі Торгсофт.

Знайте свого клієнта

Є компанії, які люблять, цінують та прагнуть зав'язати з клієнтом тривалі довірчі відносини. Для цього у програмі Торгсофт фіксуйте персональну інформацію, яку вам надасть клієнт: його день народження, дні народження його дітей, соціальні мережі, інтереси та уподобання. Сегментуйте клієнтів по інтересах. Завдяки цьому можна робити цільові розсилки при слушній нагоді. Наприклад, клієнт вже купив у вас ноутбук, через деякий час можна надіслати йому пропозицію придбати супутнє обладнання: мишку або зовнішній накопичувач. Або якщо у дитини клієнта день народження - надішліть йому пропозиції товарів, які підійдуть на подарунок.

У нас є клієнт, який телефонує своєму улюбленому менеджеру та, перед обговоренням нюансів обліку, розмовляють про місто, в якому обидва народилися. Клієнтоорієнтований підхід :)

Контроль роботи з клієнтами

Якщо ви захочете проконтролювати якість обслуговування, то вам треба точно знати:

• коли менеджер спілкувався з клієнтом;
• на якій стадії знаходиться замовлення;
• чи вдалося виконати замовлення повною мірою.

Цю інформацію ви знайдете в програмі Торгсофт та зможете делегувати контроль якості обслуговування call-центру, наприклад.

Своєю чергою з Торгсофт керівник бізнесу контролює весь процес, що дозволить вчасно відреагувати на нюанси та не стикування, проаналізувати результати торгівлі та оптимізувати навантаження на співробітників.

Захист бази клієнтів від недобросовісних менеджерів

Якщо база клієнтів зберігається в блокноті або excel, то менеджеру не складе труднощів при звільненні прихопити її з собою. У Торгсофт ви можете обмежити доступ до інформації про клієнтів, експорт та друк даних.

Як превентивний захід виявлення зловживань менеджерами, внесіть у базу клієнтів кілька "фейкових" клієнтів з вашими додатковими номерами та e-mail. Якщо на них почнуть надходити розсилки або дзвінки, значить з вашою базою працює недобросовісний співробітник. І вам не важко буде вирахувати, хто саме.

---

Програма для автоматизації відділу продажів Торгсофт систематизує роботу відділу замовлень, робить її гнучкою та клієнтоорієнтованою: про клієнта ніхто не забуде, а важлива інформація буде надійно збережена.
Це викликає довіру з боку клієнтів. Якщо у вас легко, просто та швидко купити потрібний товар, то навіщо шукати когось ще?